Aufgeräumter Schreibtisch am Fenster mit grünen Ordnern, Bronze-Lampe und einem Laptop, auf dem die Anmeldung von BetreuerOS geöffnet ist
Software für die Berufsbetreuung · Vom ersten Mandat an

Beschluss rein.
Akte angelegt.

Erstes Mandat in unter einer Minute. Beschluss-PDF hochladen. BetreuerOS erkennt Aktenzeichen, Klient und Aufgabenkreise automatisch. Die Akte ist angelegt, Pflichtfelder sind befüllt und die erste Frist steht bereits im Kalender.

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Für wen wir bauen

Wer hier richtig ist.

BetreuerOS ist für Einzelbüros gedacht. Eine Person, ein Schreibtisch, ein paar Mandate. Kein Team-Tool, kein Vereins-Verwaltungs-System.

01
Einsteiger

Frisch registriert, erstes Mandat in Sicht.

Sachkundenachweis ist da, die Stammbehörde hat geantwortet, der erste Beschluss kommt vielleicht nächsten Monat. Bevor sich Excel-Listen einschleichen, lieber gleich ein Werkzeug, das Anfangsbericht und Vermögensverzeichnis kennt.

  • 0 bis 5 Mandate
  • Noch keine Software gewählt
  • Pflichten zum ersten Mal in der Praxis
02
Wechsel

Etablierter Betrieb, Altsoftware nervt.

Plesoft, BT-Professional, BdB at work, BT-iSoft auf dem Mac, oder ein Geflecht aus Excel-Tabellen und Word-Vorlagen. Funktioniert, aber fühlt sich nach 1995 an. Kein mobiles Arbeiten, keine Cloud, ständige Update-Routinen.

  • 5 bis 15 Mandate
  • Erfahrung im Beruf, kennt den Markt
  • Sucht ein modernes Werkzeug, kein größeres
Mehr zu unserer Haltung und für wen wir nicht bauen
Aufgeräumter Schreibtisch im Morgenlicht mit geöffneter Gerichtspost, grünem Ordner, Laptop und Füller
Fünf Stellen im Alltag

Fünf Stellen, die Zeit fressen.

Posteingang, Finanzen, Vergütung, Jahresabschluss und Anliegen aus dem Umfeld. Was im Einzelbüro die meiste Zeit kostet, läuft hier strukturiert.

app.betreueros.de/posteingang
Posteingang mit neuen Briefen: Absender, Klient und Frist erkannt, dazu Brief fotografieren oder PDF hochladen (Demo-Daten)
01
Posteingang

Vom Brief zur Frist.

PDF im Posteingang ablegen. BetreuerOS liest mit, erkennt Absender und Aktenzeichen, schlägt Fristen aus dem Text vor und legt den Brief beim richtigen Klienten ab. Drei Schritte, die zwanzig Minuten kosten, gehen so in Sekunden.

  • Erkennt Absender, Aktenzeichen und Betreff
  • Schlägt Fristen und Termine vor, nach Ihrer Bestätigung im Kalender oder als Aufgabe
  • Ordnet das Dokument der Klientenakte zu, archiviert sortiert
app.betreueros.de/vermoegen
Finanzen eines Klienten: Einnahmen und Ausgaben 2026 mit Monatsdiagramm (Demo-Daten)
02
Finanzen

Kontoauszug rein, Buchungen erfasst.

PDF-Auszug der Bank hochladen. Jede Buchung wird erkannt, kategorisiert und der Klientenakte zugeordnet. Saldo und Bestand stimmen jederzeit.

  • Liest PDF-Auszüge gängiger Banken
  • Belege lassen sich Buchungen direkt zuordnen
  • Saldo und Bestand stimmen jederzeit, der Jahresabschluss wird so deutlich einfacher
app.betreueros.de/verguetung/antrag
Vergütung: noch nicht ausgezahlt, Anträge in vier Schritten und Auszahlungen der letzten zwölf Monate (Demo-Daten)
03
Vergütung

Quartalsabrechnung, ohne Tabellen.

Stufe, Vermögensstatus, Aufenthalt und Zeitraum sind aus der Akte bekannt. BetreuerOS rechnet die Pauschalen, erzeugt den Vergütungsantrag als PDF und legt ihn ab.

  • Pauschalen nach VBVG, Stichtag automatisch ermittelt
  • Anteilige Berechnung bei Mandatsende und beim Wechsel in den 13. Monat
  • PDF-Antrag fertig, im Speicher abgelegt, optional als eingereicht markiert
app.betreueros.de/verguetung/abrechnung
Rechnungslegung in vier Schritten: Zeitraum und Konten mit Anfangsbestand (Demo-Daten)
04
Jahresabschluss

Drei Schritte, ein Export.

Der Jahresabschluss als geführter Pfad nach § 1865 BGB. Am Ende ein ZIP mit Abrechnung, Vermögensübersicht und allen nummerierten Belegen, sortiert für das Gericht.

  • Drei klare Schritte: Zeitraum, Vorschau, Export
  • Bilanz wird rechnerisch geprüft, Differenzen sofort sichtbar
  • ZIP-Archiv, fertig zum Versand
mein.betreueros.de/jheizmann/anliegen
Anliegen von Angehörigen und Pflege mit Status, aus Sicht der Betreuung (Demo-Daten)
05
Anliegen aus dem Umfeld

Familie und Pflegedienst erreichen Sie strukturiert.

Jede Berufsbetreuung bekommt eine eigene Adresse unter mein.betreueros.de. Familie, Pflegedienst und Behörden reichen Anliegen mit Pflichtfeldern und Vorgangsnummer ein. Antworten gehen automatisch per Mail an den Sender, der Verlauf bleibt einsehbar.

  • Eigene Adresse pro Berufsbetreuung unter mein.betreueros.de
  • Vorgangsnummer, Status und Mail-Bestätigung für den Sender
  • Sender sieht den Verlauf jederzeit, ohne Konto, mit Bookmark-Link
Wo die Arbeit ist

Im Büro.
Beim Klienten. Im Café.

BetreuerOS läuft im Browser. Keine Installation, keine separate App, keine Synchronisations-Probleme. Aufklappen und weitermachen, auf jedem Gerät, das gerade dabei ist.

Abbildungen mit Demo-Daten. Personen und Werte sind erfunden.

Der Mandats-Zyklus

Von der Bestellung bis zur Rechnungslegung.

Jedes Mandat läuft den gleichen Pfad. BetreuerOS kennt diesen Pfad und führt durch jede Station, mit den Daten aus dem Beschluss, mit den Pflichten aus dem BGB, mit den Belegen aus dem Konto.

  1. Tag 1 Bestellung

    Beschluss hochladen, Akte ist angelegt

    Kein Abtippen. Der Beschluss als PDF reicht. Name, Geburtsdatum, Aktenzeichen, Gericht, Bestellungsdatum, Aufgabenkreise. Alles wird ausgelesen, eine Prüfung reicht.

    • Beschluss-PDF hochladen, Felder werden extrahiert
    • Aufgabenkreise werden erkannt und vorgeschlagen
    • Drei-Monats-Frist für Anfangsbericht steht im Kalender
    • Akte ist sofort einsatzbereit, alle Termine vorgemerkt
    9 Felder erkannt · 7 Aufgabenkreise zugeordnet
  2. Erste Wochen §§ 1835, 1863 BGB

    Anfangsbericht und Vermögensverzeichnis

    Der Wizard kennt die Pflicht-Bestandteile. Wohnsituation, Versorgung, Wünsche, Fähigkeiten, Vorsorgevollmachten. Jeder Punkt mit Norm-Zitat und Status. Am Ende: zwei fertige PDFs für das Gericht.

    • Anfangsbericht nach § 1863 BGB mit allen Pflicht-Themen
    • Vermögensverzeichnis nach amtlichem Vordruck BG_VS_10
    • Kontoauszüge als CSV oder PDF hochladen, Buchungen werden gelesen
    • Briefkopf, Datum, Unterschrift werden automatisch ergänzt
    Stammdaten schon ausgefüllt · Status pro Pflicht-Bestandteil sichtbar
  3. Laufend Posteingang

    Briefe ordnen sich selbst zu

    PDF rein, Absender, Aktenzeichen und Frist werden gelesen. Der richtige Klient wird gefunden, eine Kurzfassung geschrieben, die Aufgabe mit Datum angelegt. Bei Mehrdeutigkeit kommt eine Rückfrage statt einer stillen Annahme.

    • Aktenzeichen-Erkennung für Betreuungs-, Familien- und Nachlassgerichte
    • Frist aus dem Brief, Aufgabe im Kalender, Vorlauf-Erinnerung
    • Kurzfassung in der Akte, Original-PDF verlinkt
    • Bei Zuordnungs-Unsicherheit Rückfrage statt stiller Annahme
    Aktenzeichen 1 XVII 34/22 · Klient zugeordnet · Frist erkannt
  4. Monatlich Konten & Belege

    Kontoauszug rein, Buchungen erfasst

    CSV-Datei aus dem Online-Banking hochladen, jede Buchung wird erkannt, kategorisiert und der Klientenakte zugeordnet. Saldo und Bestand stimmen jederzeit, Belege landen direkt an der passenden Buchung.

    • CSV-Import aus gängigen Online-Banking-Portalen, schnell und vollständig
    • PDF-Auszüge der Banken funktionieren ebenfalls
    • Belege per Klick einer Buchung zuordnen, fortlaufend nummeriert nach § 1865 BGB
    • Saldo und Bestand stimmen jederzeit, Jahresabschluss wird so deutlich einfacher
    251 Buchungen · 12 wiederkehrend erkannt · Saldo stimmt
  5. Wenn nötig §§ 1848 ff. BGB

    Genehmigungen prüfen, Anträge entwerfen

    Decision-Tree: Brauche ich für dieses Geschäft eine Genehmigung? Antwort kommt mit Norm-Verweis, Risiko-Hinweis bei Sonderfällen wie Erbausschlagung, und Antragsentwurf als PDF zum Einreichen.

    • Geführte Prüfung nach §§ 1848, 1850, 1851, 1854 BGB
    • Antragsentwurf vorausgefüllt mit Klientendaten
    • Hinweise zu Vier-Augen-Prinzip und Verfahrenspflegerin
    • Status: vorbereitet, eingereicht, genehmigt
  6. Quartalsweise §§ 8, 9 VBVG

    Vergütungsantrag in drei Schritten

    Stufe nach KostBRÄG 2025 ist einmal hinterlegt. Vermögensstatus und Aufenthalt aus der Akte. Berechnung Monat für Monat sichtbar, bevor abgesendet wird. Antrag als PDF, im Speicher abgelegt.

    • Pauschalen nach der Anlage zu § 8 Abs. 1 VBVG in der Fassung ab 2026
    • Aufenthalt und Dauer der Betreuung pro Mandat
    • Steuer-ID, Bankverbindung auf dem Antrag automatisch
    • Status verfolgbar: eingereicht, festgesetzt, ausgezahlt
  7. Jährlich § 1865 BGB

    Rechnungslegung als fertiges ZIP

    Zeitraum wählen, Vorschau prüfen mit Warnungen wenn Belege fehlen, ZIP herunterladen. Abrechnungs-PDF mit fortlaufender Nummerierung, Kontoauszüge, gestempelte Belege, in der Reihenfolge, in der das Gericht es will.

    • Drei-Schritt-Wizard: Zeitraum, Vorschau, Export
    • Belege-Check: dokumentiert, entbehrlich, offen
    • Abrechnungs-PDF mit Vermögensübersicht, Bewegungen, Tabelle
    • ZIP-Inhalt: Abrechnung, Kontoauszüge, nummerierte Belege
    2 von 4 Ausgaben dokumentiert · ZIP bereit zum Download
  8. Mandatsende Tod, Aufhebung, Wechsel

    Sauberer Abschluss

    Das Mandatsende halten Sie mit Anlass, Datum und Status in der Akte fest, etwa Tod, Aufhebung durch das Gericht oder Betreuerwechsel. Was danach ans Gericht geht, regeln seit 2026 §§ 1863, 1872 und 1873 BGB: bei Tod oder Aufhebung Vermögensübersicht und Schlussmitteilung, beim Wechsel Schlussbericht und Schlussrechnung, bei befreiten Betreuern statt der Schlussrechnung eine Vermögensübersicht.

    • Beendigung mit Anlass, Datum und Status dokumentiert
    • Vergütung bei Mandatsende anteilig berechnet
Lose Akten und Umschläge links, rechts dieselben Unterlagen sortiert in drei grünen Ordnern
Am Ende jeder Station

Fertige Dokumente. Nicht nur Daten in einer Maske.

Jede Station erzeugt ein Dokument, das ans Gericht, an die Bank, an die Krankenkasse kann. Briefkopf, Daten, Unterschrift. Fertig.

Az XX 0000/00
Anfangsbericht
Wohnsituation ✓
Versorgung ✓
Soziale Situation ✓
Wünsche ✓
Kontakte ✓
§ 1863 BGB

Anfangsbericht

Vier Seiten, alle Pflicht-Themen abgearbeitet, Stammdaten aus dem Beschluss, Briefkopf und Unterschrift automatisch. Innerhalb von drei Monaten beim Gericht.

BG_VS_10
Vermögensverzeichnis
Pos. Vermögen Euro
1.1 Grundeigentum 200.000,00 €
1.4 Bankguthaben 9.150,00 €
1.7 Bargeld 10,00 €
1.10 Kraftfahrzeuge 2.500,00 €
Summe 211.660,00 €
§ 1835 BGB · Amtlicher Vordruck

Vermögensverzeichnis

Nach offiziellem Formblatt BG_VS_10 (DV 07.2024). Alle Positionen, monatliches Einkommen, Zahlungsverpflichtungen, monatliche Differenz. Berechnet, nicht geschätzt.

ZIP-Archiv
Rechnungslegung
Abrechnung-2026.zip
  1. Abrechnung 2026.pdfBericht
  2. Kontoauszug Girokonto.pdfBeleg
  3. Beleg_001.pdfBeleg
  4. Beleg_003.pdfBeleg
  5. Beleg_005.pdfBeleg
§ 1865 BGB

Rechnungslegung als ZIP

Abrechnungs-PDF, Kontoauszüge, fortlaufend nummerierte Belege in einem Archiv. In der Reihenfolge, in der das Gericht es lesen will.

§ 8, 9 VBVG
Vergütungsantrag
Stufe 1 (KostBRÄG 2025)
Zeitraum 01.01. bis 31.03.2026
Aufenthalt Stationär
Vermögen Nicht mittellos
Dauer Ab dem 13. Monat
Pauschale Q1 345,00 €
§§ 8, 9 VBVG · KostBRÄG 2025

Vergütungsantrag

Stufe, Vermögensstatus, Aufenthalt und Dauer der Betreuung aus der Akte. Pauschalen nach der Anlage zu § 8 Abs. 1 VBVG in der Fassung ab 2026. Steuer-ID und Bankverbindung schon drin.

Vorlage
Anzeige Bestellung
Sehr geehrte Damen und Herren, mit Beschluss des {Gericht} vom {Datum} bin ich zum Berufsbetreuer für {Klient/in} bestellt worden.
Briefvorlagen-System

Briefe an Bank, Kasse, Amt

Vorlagen für die häufigsten Anlässe. Platzhalter werden mit Akten-Daten gefüllt: Klient-Name, Aktenzeichen, Bestellungsdatum, Aufgabenkreise. Eigene Vorlagen ergänzbar.

Briefing
Vor dem Termin
Pflege Pflegedienst zuletzt unregelmäßig vor Ort. Klärung mit der Dienstleitung steht aus.
Gesundheit Neue Medikation seit Anfang des Monats. Medikationsplan wird per Post erwartet.
Familie Tochter hat sich seit drei Wochen nicht gemeldet, sichtbare Belastung.
Aus Notizen verdichtet

Briefing für den nächsten Termin

Alle Notizen seit dem letzten Besuch werden zu Themenblöcken zusammengefasst: Pflege, Gesundheit, Finanzen, Familie. Mit Vorschlag, was beim Termin angesprochen werden sollte.

Weitere Einblicke

So sieht der Alltag in BetreuerOS aus.

Aufnahmen aus der aktuellen App mit einer erfundenen Demo-Kanzlei. Alle Personen und Werte sind erfunden.

Überblick mit Fristen, Post und Vergütung (Demo-Daten)
Der Überblick am Morgen: Fristen, neue Post und abrechenbare Vergütung auf einen Blick.
Liste aller Klienten mit Aktenzeichen und Gericht (Demo-Daten)
Alle Klientinnen und Klienten mit Aktenzeichen, Gericht und Aufgabenkreisen.
Akte einer Klientin mit Kontostand, Aufgaben und Terminen (Demo-Daten)
Die Akte: Kontostand, offene Aufgaben, nächste Überprüfung und Termine.
Ausgaben nach Kategorie und regelmäßige Zahlungen (Demo-Daten)
Ausgaben nach Kategorie und regelmäßige Zahlungen eines Klienten.
Aufgabenliste nach Fälligkeit (Demo-Daten)
Aufgaben nach Fälligkeit, Überfälliges steht oben.
Kalender mit Terminen der nächsten zwei Wochen (Demo-Daten)
Hausbesuche und Termine der nächsten zwei Wochen, jeweils mit Sprung in die Akte.
Akte am Handy (Demo-Daten)
Die Akte am Handy, beim Hausbesuch.
Vergütungsantrag als PDF (Demo-Daten)
Der fertige Vergütungsantrag als PDF.
Einmal eingerichtet

Einmal hinterlegt, überall verwendet.

Briefkopf, Bankverbindung, Signatur, Vergütungsstufe, entbehrliche Beleg-Kategorien. Einmal in den Einstellungen, dann automatisch auf jedem Dokument.

01

Profil & Briefkopf

Name, Anschrift, Telefon, E-Mail. Erscheint automatisch auf Anfangsbericht, Vermögensverzeichnis und allen Briefen.

02

Bankverbindung

IBAN und BIC für Auszahlungen. Erscheint im Vergütungsantrag, einmal eingegeben, dauerhaft hinterlegt.

03

Signatur als PNG

Eingescannte Unterschrift hochladen. Wird automatisch unter Anfangsbericht und Rechnungslegung gesetzt.

04

Vergütungsstufe

Stufe 1 oder 2 nach § 8 Abs. 2 VBVG. Die Pauschalen nach der Tabelle ab 2026 rechnet BetreuerOS danach aus.

05

Steuer-ID

Einmal hinterlegen. Erscheint auf jedem Vergütungsantrag (Mitteilungsverordnung).

06

Entbehrliche Belege

Kategorien nach Merkblatt-Praxis der Betreuungsgerichte: Rente, Bankgebühren, Strom, Gas, Wasser, Telekom. Einmal aktiviert, gilt für alle Mandate.

Wer dahinter steht

Aus der Praxis. Für die Praxis.

BetreuerOS entsteht im engen Austausch mit Berufsbetreuerinnen und Berufsbetreuern, die die Software täglich im eigenen Büro nutzen. Was nicht hilft, fliegt raus. Was fehlt, kommt rein.

Keine Beratergruppe, kein Reißbrett. Jede Funktion hat einen konkreten Anlass: ein Mandat, das aus dem Ruder lief, eine Frist, die fast gerissen wurde, ein Jahresabschluss, der drei Wochenenden gefressen hat. Daraus wird Schritt für Schritt eine Software, die Zeit zurückgibt.

Kostenlose Testphase

Persönlich aufgesetzt.
In einem Termin.

BetreuerOS wird gemeinsam eingerichtet. Zugang, Stammdaten, die ersten Mandate. Wer mit Plesoft, Excel oder noch ohne Software arbeitet, sieht innerhalb einer Stunde, ob das hier in den Alltag passt.

  • Kostenlos in der Testphase, Fehler melden Sie direkt an uns
  • Einrichtung gemeinsam in einem Termin
  • Mandate aus Plesoft, Excel oder Papier eingespielt
  • Unverbindlich, kein Vertrag im Voraus
Kostenlos und unverbindlich. Wir nehmen nach und nach Testnutzer auf und melden uns persönlich. Keine Weitergabe an Dritte. Speicherung gemäß Datenschutzerklärung.

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