Software für die Berufsbetreuung · Vom ersten Mandat an

Beschluss rein.
Akte angelegt.

Erstes Mandat in unter einer Minute. Beschluss-PDF hochladen. BetreuerOS erkennt Aktenzeichen, Klient und Aufgabenkreise automatisch. Die Akte ist angelegt, Pflichtfelder sind befüllt und die erste Frist steht bereits im Kalender.

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Neue Betreuung
Kickstart
Beschluss hier ablegen
PDF aus dem E-Mail-Anhang oder vom Scanner
Bereit
Beschluss-260425.pdf
Felder werden erkannt
Aktenzeichen 1 XVII 34/22
Klient Maria Lindqvist
Aufgabenkreise Vermögen, Gesundheit
Frist Anfangsbericht 25.07.2026
Akte angelegt.
Pflichtfelder befüllt, Frist im Kalender
ML
Maria Lindqvist
1 XVII 34/22 · Vermögen · Gesundheit
0:48 min
Für wen wir bauen

Wer hier richtig ist.

BetreuerOS ist für Einzelbüros gedacht. Eine Person, ein Schreibtisch, ein paar Mandate. Kein Team-Tool, kein Vereins-Verwaltungs-System.

01
Einsteiger

Frisch registriert, erstes Mandat in Sicht.

Sachkundenachweis ist da, die Stammbehörde hat geantwortet, der erste Beschluss kommt vielleicht nächsten Monat. Bevor sich Excel-Listen einschleichen, lieber gleich ein Werkzeug, das Anfangsbericht und Vermögensverzeichnis kennt.

  • 0 bis 5 Mandate
  • Noch keine Software gewählt
  • Pflichten zum ersten Mal in der Praxis
02
Wechsel

Etablierter Betrieb, Altsoftware nervt.

Plesoft, BT-Professional, BdB at work, BT-iSoft auf dem Mac, oder ein Geflecht aus Excel-Tabellen und Word-Vorlagen. Funktioniert, aber fühlt sich nach 1995 an. Kein mobiles Arbeiten, keine Cloud, ständige Update-Routinen.

  • 5 bis 15 Mandate
  • Erfahrung im Beruf, kennt den Markt
  • Sucht ein modernes Werkzeug, kein größeres
Mehr zu unserer Haltung und für wen wir nicht bauen
Fünf Stellen im Alltag

Fünf Stellen, die Zeit fressen.

Posteingang, Finanzen, Vergütung, Jahresabschluss — und Anliegen aus dem Umfeld. Was im Einzelbüro die meiste Zeit kostet, läuft hier strukturiert.

app.betreueros.de/posteingang
Posteingang verarbeitet einen Brief, erkennt Absender, Fristen und Klient
01
Posteingang

Vom Brief zur Frist.

PDF im Posteingang ablegen. BetreuerOS liest mit, erkennt Absender und Art, zieht Fristen aus dem Text und legt den Brief beim richtigen Klienten ab. Drei Schritte, die zwanzig Minuten kosten, laufen still.

  • Erkennt Absender und Art, ob Beschluss, Anhörung oder Anschreiben
  • Extrahiert Fristen und Termine, trägt sie im Kalender ein
  • Ordnet das Dokument der Klientenakte zu, archiviert sortiert
app.betreueros.de/vermoegen
Konto-Analyse mit 251 Buchungen
02
Finanzen

Kontoauszug rein, Buchungen erfasst.

PDF-Auszug der Bank hochladen. Jede Buchung wird erkannt, kategorisiert und der Klientenakte zugeordnet. Saldo und Bestand stimmen jederzeit.

  • Liest PDF-Auszüge gängiger Banken
  • Belege lassen sich Buchungen direkt zuordnen
  • Saldo und Bestand stimmen jederzeit, der Jahresabschluss wird so deutlich einfacher
app.betreueros.de/verguetung/antrag
Vorschau der Quartalsvergütung mit Pauschalen pro Monat
03
Vergütung

Quartalsabrechnung, ohne Tabellen.

Stufe, Vermögensstatus, Aufenthalt und Zeitraum sind aus der Akte bekannt. BetreuerOS rechnet die Pauschalen, erzeugt den Vergütungsantrag als PDF und legt ihn revisionssicher ab.

  • Pauschalen nach VBVG, Stichtag automatisch ermittelt
  • Anteilige Berechnung bei Wechsel von Stufe oder Aufenthalt
  • PDF-Antrag fertig, im Speicher abgelegt, optional als eingereicht markiert
app.betreueros.de/verguetung/abrechnung
Rechnungslegung in drei Schritten als ZIP-Archiv
04
Jahresabschluss

Drei Schritte, ein Export.

Der Jahresabschluss als geführter Pfad nach § 1865 BGB. Am Ende ein ZIP mit Abrechnung, Vermögensübersicht und allen nummerierten Belegen, sortiert für das Gericht.

  • Drei klare Schritte: Zeitraum, Vorschau, Export
  • Bilanz wird rechnerisch geprüft, Differenzen sofort sichtbar
  • ZIP-Archiv, fertig zum Versand
mein.betreueros.de/jheizmann/anliegen
Sender-Portal mit Verlauf eines Anliegens, Vorgangsnummer, Status und Mail-Loop
05
Anliegen aus dem Umfeld

Familie und Pflegedienst erreichen Sie strukturiert.

Jede Berufsbetreuung bekommt eine eigene Adresse unter mein.betreueros.de. Familie, Pflegedienst und Behörden reichen Anliegen mit Pflichtfeldern und Vorgangsnummer ein. Antworten gehen automatisch per Mail an den Sender, der Verlauf bleibt einsehbar.

  • Eigene Adresse pro Berufsbetreuung, eigene Links pro Klient mit automatischer Zuordnung
  • Vorgangsnummer, Status, Mail-Bestätigung für Sender, Benachrichtigung an Sie
  • Sender sieht den Verlauf jederzeit, ohne Konto, mit Bookmark-Link
Wo die Arbeit ist

Im Büro.
Beim Klienten. Im Café.

BetreuerOS läuft im Browser. Keine Installation, keine separate App, keine Synchronisations-Probleme. Aufklappen und weitermachen, auf jedem Gerät, das gerade dabei ist.

Der Mandats-Zyklus

Von der Bestellung bis zur Rechnungslegung.

Jedes Mandat läuft den gleichen Pfad. BetreuerOS kennt diesen Pfad und führt durch jede Station, mit den Daten aus dem Beschluss, mit den Pflichten aus dem BGB, mit den Belegen aus dem Konto.

  1. Tag 1 Bestellung

    Beschluss hochladen, Akte ist angelegt

    Kein Abtippen. Der Beschluss als PDF reicht. Name, Geburtsdatum, Aktenzeichen, Gericht, Bestellungsdatum, Aufgabenkreise. Alles wird ausgelesen, eine Prüfung reicht.

    • Beschluss-PDF hochladen, Felder werden extrahiert
    • Aufgabenkreise werden erkannt und vorgeschlagen
    • Drei-Monats-Frist für Anfangsbericht steht im Kalender
    • Akte ist sofort einsatzbereit, alle Termine vorgemerkt
    9 Felder erkannt · 7 Aufgabenkreise zugeordnet
  2. Erste Wochen §§ 1835, 1863 BGB

    Anfangsbericht und Vermögensverzeichnis

    Der Wizard kennt die Pflicht-Bestandteile. Wohnsituation, Versorgung, Wünsche, Fähigkeiten, Vorsorgevollmachten. Jeder Punkt mit Norm-Zitat und Status. Am Ende: zwei fertige PDFs für das Gericht.

    • Anfangsbericht nach § 1863 BGB mit allen Pflicht-Themen
    • Vermögensverzeichnis nach amtlichem Vordruck BG_VS_10
    • Kontoauszüge als CSV oder PDF hochladen, Buchungen werden gelesen
    • Briefkopf, Datum, Unterschrift werden automatisch ergänzt
    Stammdaten schon ausgefüllt · Status pro Pflicht-Bestandteil sichtbar
  3. Laufend Posteingang

    Briefe ordnen sich selbst zu

    PDF rein, Absender, Aktenzeichen und Frist werden gelesen. Der richtige Klient wird gefunden, eine Kurzfassung geschrieben, die Aufgabe mit Datum angelegt. Bei Mehrdeutigkeit kommt eine Rückfrage statt einer stillen Annahme.

    • Aktenzeichen-Erkennung für Betreuungs-, Familien- und Nachlassgerichte
    • Frist aus dem Brief, Aufgabe im Kalender, Vorlauf-Erinnerung
    • Kurzfassung in der Akte, Original-PDF verlinkt
    • Bei Zuordnungs-Unsicherheit Rückfrage statt stiller Annahme
    Aktenzeichen 1 XVII 34/22 · Klient zugeordnet · Frist erkannt
  4. Monatlich Konten & Belege

    Kontoauszug rein, Buchungen erfasst

    CSV-Datei aus dem Online-Banking hochladen, jede Buchung wird erkannt, kategorisiert und der Klientenakte zugeordnet. Saldo und Bestand stimmen jederzeit, Belege landen direkt an der passenden Buchung.

    • CSV-Import aus gängigen Online-Banking-Portalen, schnell und vollständig
    • PDF-Auszüge der Banken funktionieren ebenfalls
    • Belege per Klick einer Buchung zuordnen, fortlaufend nummeriert nach § 1865 BGB
    • Saldo und Bestand stimmen jederzeit, Jahresabschluss wird so deutlich einfacher
    251 Buchungen · 12 wiederkehrend erkannt · Saldo stimmt
  5. Wenn nötig §§ 1848 ff. BGB

    Genehmigungen prüfen, Anträge entwerfen

    Decision-Tree: Brauche ich für dieses Geschäft eine Genehmigung? Antwort kommt mit Norm-Verweis, Risiko-Hinweis bei Sonderfällen wie Erbausschlagung, und Antragsentwurf als PDF zum Einreichen.

    • Geführte Prüfung nach §§ 1848, 1850, 1851, 1854 BGB
    • Antragsentwurf vorausgefüllt mit Klientendaten
    • Hinweise zu Vier-Augen-Prinzip und Verfahrenspflegerin
    • Status: vorbereitet, eingereicht, genehmigt
  6. Quartalsweise §§ 8, 9 VBVG

    Vergütungsantrag in drei Schritten

    Stufe nach KostBRÄG 2026 ist einmal hinterlegt. Wohnform und Aufenthalt aus der Akte. Berechnung Monat für Monat sichtbar, bevor abgesendet wird. Antrag als PDF, revisionssicher abgelegt.

    • Pauschalen nach VBVG 2026 mit Stufen-Übergang berücksichtigt
    • Wohnform und Aufenthaltsdauer pro Mandat individuell
    • Steuer-ID, Bankverbindung auf dem Antrag automatisch
    • Status verfolgbar: eingereicht, festgesetzt, ausgezahlt
  7. Jährlich § 1865 BGB

    Rechnungslegung als fertiges ZIP

    Zeitraum wählen, Vorschau prüfen mit Warnungen wenn Belege fehlen, ZIP herunterladen. Abrechnungs-PDF mit fortlaufender Nummerierung, Kontoauszüge, gestempelte Belege, in der Reihenfolge, in der das Gericht es will.

    • Drei-Schritt-Wizard: Zeitraum, Vorschau, Export
    • Belege-Check: dokumentiert, entbehrlich, offen
    • Abrechnungs-PDF mit Vermögensübersicht, Bewegungen, Tabelle
    • ZIP-Inhalt: Abrechnung, Kontoauszüge, nummerierte Belege
    2 von 4 Ausgaben dokumentiert · ZIP bereit zum Download
  8. Mandatsende Tod, Aufhebung, Wechsel

    Sauberer Abschluss

    Vier Anlässe sind im System hinterlegt: Tod, Aufhebung durch Gericht, Betreuerwechsel, Auslandsumzug. Schlussbericht und Schlussrechnung werden vorbereitet, Aufgaben automatisch geschlossen.

    • Beendigung mit Anlass, Datum und Notiz dokumentiert
    • Bei Tod: Schlussbericht und Schlussrechnung vorbereitet
    • Bei Wechsel: Übergabe-Paket für den Nachfolger
    • Mandate-Archiv, Aufbewahrungsfristen nach BdB-Faustregel
Am Ende jeder Station

Fertige Dokumente. Nicht nur Daten in einer Maske.

Jede Station erzeugt ein Dokument, das ans Gericht, an die Bank, an die Krankenkasse kann. Briefkopf, Daten, Unterschrift. Fertig.

Az XX 0000/00
Anfangsbericht
Wohnsituation ✓
Versorgung ✓
Soziale Situation ✓
Wünsche ✓
Kontakte ✓
§ 1863 BGB

Anfangsbericht

Vier Seiten, alle Pflicht-Themen abgearbeitet, Stammdaten aus dem Beschluss, Briefkopf und Unterschrift automatisch. Innerhalb von drei Monaten beim Gericht.

BG_VS_10
Vermögensverzeichnis
Pos. Vermögen Euro
1.1 Grundeigentum 200.000,00 €
1.4 Bankguthaben 9.150,00 €
1.7 Bargeld 10,00 €
1.10 Kraftfahrzeuge 2.500,00 €
Summe 211.660,00 €
§ 1835 BGB · Amtlicher Vordruck

Vermögensverzeichnis

Nach offiziellem Formblatt BG_VS_10 (DV 07.2024). Alle Positionen, monatliches Einkommen, Zahlungsverpflichtungen, monatliche Differenz. Berechnet, nicht geschätzt.

ZIP-Archiv
Rechnungslegung
Abrechnung-2026.zip
  1. Abrechnung 2026.pdfBericht
  2. Kontoauszug Girokonto.pdfBeleg
  3. Beleg_001.pdfBeleg
  4. Beleg_003.pdfBeleg
  5. Beleg_005.pdfBeleg
§ 1865 BGB

Rechnungslegung als ZIP

Abrechnungs-PDF, Kontoauszüge, fortlaufend nummerierte Belege in einem Archiv. In der Reihenfolge, in der das Gericht es lesen will.

§ 8, 9 VBVG
Vergütungsantrag
Stufe 1 (KostBRÄG 2026)
Zeitraum 01.01. – 31.03.2026
Wohnform Heim
Aufenthalt > 24 Monate
Pauschale Q1 588,00 €
§§ 8, 9 VBVG · KostBRÄG 2026

Vergütungsantrag

Stufe, Wohnform, Aufenthaltsdauer aus der Akte. Pauschalen-Tabelle 2026 mit Bestandsschutz für ehemalige Stufe A. Steuer-ID und Bankverbindung schon drin.

Vorlage
Anzeige Bestellung
Sehr geehrte Damen und Herren, mit Beschluss des {Gericht} vom {Datum} bin ich zum Berufsbetreuer für {Klient/in} bestellt worden.
Briefvorlagen-System

Briefe an Bank, Kasse, Amt

Vorlagen für die häufigsten Anlässe. Platzhalter werden mit Akten-Daten gefüllt: Klient-Name, Aktenzeichen, Bestellungsdatum, Aufgabenkreise. Eigene Vorlagen ergänzbar.

Briefing
Vor dem Termin
Pflege Pflegedienst zuletzt unregelmäßig vor Ort. Klärung mit der Dienstleitung steht aus.
Gesundheit Neue Medikation seit Anfang des Monats. Medikationsplan wird per Post erwartet.
Familie Tochter hat sich seit drei Wochen nicht gemeldet, sichtbare Belastung.
Aus Notizen verdichtet

Briefing für den nächsten Termin

Alle Notizen seit dem letzten Besuch werden zu Themenblöcken zusammengefasst: Pflege, Gesundheit, Finanzen, Familie. Mit Vorschlag, was beim Termin angesprochen werden sollte.

Einmal eingerichtet

Einmal hinterlegt, überall verwendet.

Briefkopf, Bankverbindung, Signatur, Vergütungsstufe, entbehrliche Beleg-Kategorien. Einmal in den Einstellungen, dann automatisch auf jedem Dokument.

01

Profil & Briefkopf

Name, Anschrift, Telefon, E-Mail. Erscheint automatisch auf Anfangsbericht, Vermögensverzeichnis und allen Briefen.

02

Bankverbindung

IBAN und BIC für Auszahlungen. Erscheint im Vergütungsantrag, einmal eingegeben, dauerhaft hinterlegt.

03

Signatur als PNG

Eingescannte Unterschrift hochladen. Wird automatisch unter Anfangsbericht und Rechnungslegung gesetzt.

04

Vergütungsstufe

Stufe 1 oder 2 nach § 8 Abs. 2 VBVG. Pauschalen-Tabelle 2026 mit Bestandsschutz für ehemalige Stufe A automatisch berücksichtigt.

05

Steuer-ID

Einmal hinterlegen. Erscheint auf jedem Vergütungsantrag (Mitteilungsverordnung).

06

Entbehrliche Belege

Kategorien nach Merkblatt-Praxis der Betreuungsgerichte: Rente, Bankgebühren, Strom, Gas, Wasser, Telekom. Einmal aktiviert, gilt für alle Mandate.

Wer dahinter steht

Aus der Praxis. Für die Praxis.

BetreuerOS entsteht im engen Austausch mit Berufsbetreuerinnen und Berufsbetreuern, die die Software täglich im eigenen Büro nutzen. Was nicht hilft, fliegt raus. Was fehlt, kommt rein.

Keine Beratergruppe, kein Reißbrett. Jede Funktion hat einen konkreten Anlass: ein Mandat, das aus dem Ruder lief, eine Frist, die fast gerissen wurde, ein Jahresabschluss, der drei Wochenenden gefressen hat. Daraus wird Schritt für Schritt eine Software, die Zeit zurückgibt.

Registrierung

Persönlich aufgesetzt.
In einem Termin.

BetreuerOS wird gemeinsam eingerichtet. Zugang, Stammdaten, die ersten Mandate. Wer mit Plesoft, Excel oder noch ohne Software arbeitet, sieht innerhalb einer Stunde, ob das hier in den Alltag passt.

  • Antwort innerhalb von 24 Stunden, persönlich
  • Einrichtung gemeinsam in einem Termin
  • Mandate aus Plesoft, Excel oder Papier eingespielt
  • Unverbindlich, kein Vertrag im Voraus
Antwort innerhalb von 24 Stunden, persönliche Einrichtung, unverbindlich. Keine Weitergabe an Dritte. Speicherung gemäß Datenschutzerklärung.