Klientenakte in der Berufsbetreuung führen

Wer mit der Berufsbetreuung beginnt, sucht oft eine konkrete Norm zur Aktenführung. Es gibt keine. Das BGB nennt die „Klientenakte" nicht, das BtOG kennt sie nicht, die BtRegV regelt sie nicht. Aufgaben werden geregelt, Pflichten werden geregelt, aber das Werkzeug, mit dem all das zusammengehalten wird, ist im Gesetz nicht beschrieben.

In der Praxis ist die Klientenakte trotzdem das zentrale Arbeitsmittel. Ohne sie kein Anfangsbericht, keine Rechnungslegung, keine Schlussmitteilung. Ohne sie keine Beweismittel im Streitfall, keine Übergabe an den Nachfolger, keine Verteidigung bei einer gerichtlichen Aufsicht. Die Pflicht zur Aktenführung ergibt sich nicht aus einem Paragrafen, sondern aus dem, was alle anderen Paragrafen voraussetzen.

Was eine Klientenakte ist und was sie nicht ist

Eine Klientenakte ist die strukturierte Sammlung aller Unterlagen, Notizen und Vorgänge, die ein Berufsbetreuer für ein bestimmtes Mandat führt. Sie ist nicht identisch mit der Betreuungsakte des Gerichts, die unter § 4 BtOG geregelt wird und beim Betreuungsgericht selbst geführt wird. Die Klientenakte ist die Akte des Betreuers, nicht die Akte des Gerichts.

Diese Unterscheidung ist nicht akademisch. Der Berufsbetreuer schuldet Rechenschaft, Berichte, Übergaben. Wer das nicht aus eigener Aktenführung leisten kann, ist auf Nachfragen beim Gericht angewiesen, was die Lage nur verschärft. Die Klientenakte ist Werkzeug der eigenen Pflichterfüllung, nicht Spiegelung der Gerichtsakte.

Der Begriff selbst variiert. Manche sprechen von Handakte (in Anlehnung an die Anwaltspraxis), manche von Mandatsakte, manche von Klientenakte. Der Begriff Klientenakte hat sich im Bereich der Berufsbetreuung als Standard durchgesetzt, gerade in der Abgrenzung zur gerichtlichen Betreuungsakte. Inhaltlich meint er dasselbe: die eigene Akte des Betreuers zum konkreten Mandat.

Welche Pflichten die Aktenführung verlangen

Auch ohne eigene Norm ergeben sich Aktenführungs-Pflichten aus mehreren Stellen im BGB und in begleitenden Gesetzen.

§ 1862 BGB (Aufsicht durch das Betreuungsgericht). Der Berufsbetreuer steht unter Aufsicht des Betreuungsgerichts. Auf Verlangen hat er Auskunft über die Führung der Betreuung zu geben. Auskunft ist nur möglich, wenn die zugrunde liegenden Vorgänge dokumentiert sind. Die Pflicht zur Auskunft impliziert die Pflicht zur Vorhaltung der Unterlagen.

§ 1863 BGB (Anfangsbericht, Jahresbericht). Anfangsbericht innerhalb von drei Monaten nach Bestellung, danach jährlich Bericht über die persönlichen Verhältnisse. Beide Berichte verlangen Stand-Aussagen zu Wohnsituation, Gesundheit, Vermögen, Aufgabenkreisen. Wer diese Aussagen nicht aus eigener laufender Dokumentation belegen kann, schreibt aus dem Gedächtnis, was im Streitfall nicht trägt. Die Logik des Anfangsberichts ist im Beitrag Der Anfangsbericht nach § 1863 BGB ausführlich beschrieben.

§ 1865 BGB (Rechnungslegung). Jährliche Rechnungslegung über die Vermögensverwaltung mit geordneter Zusammenstellung von Einnahmen und Ausgaben, mit Belegen. Belege ohne Akte sind ein Stapel Papier. Die Pflicht zur Rechnungslegung ist faktisch eine Pflicht zur Buchführung pro Mandat. Wie das im Detail aussieht, ist im Beitrag Die Rechnungslegung nach § 1865 BGB beschrieben.

§ 1872 BGB (Herausgabe und Schlussrechnung). Bei Beendigung der Betreuung sind Vermögen und alle erlangten Unterlagen an die berechtigte Person herauszugeben. Beim Betreuerwechsel sind sie an den nachfolgenden Betreuer zu übergeben. „Alle erlangten Unterlagen" verlangt eine Sammlung, die so sortiert ist, dass sie vollständig übergeben werden kann.

§ 23 BtOG (Sachkundenachweis). Im Curriculum nach § 5 BtRegV ist als eigener Inhalt die „Verwaltung der Betreuungsangelegenheiten" enthalten. Der Sachkundenachweis setzt also voraus, dass der angehende Berufsbetreuer eine systematische Aktenführung beherrscht. Die Logik dazu im Beitrag Der Sachkundenachweis nach § 23 BtOG.

DSGVO. Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine Rechtsgrundlage vorliegt. Bei der Berufsbetreuung ist das die Aufgabenerfüllung nach Art. 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und Buchstabe e (öffentliches Interesse). Für besondere Kategorien wie Gesundheitsdaten gilt zusätzlich Art. 9 Absatz 2 DSGVO. Der Berufsbetreuer ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher und muss technische und organisatorische Maßnahmen treffen, die der Sensibilität der Daten angemessen sind.

Was in die Klientenakte gehört

Die Inhalte ergeben sich aus den oben genannten Pflichten. Eine Klientenakte besteht typischerweise aus sechs Bereichen.

Stammdaten. Personalien des Betreuten, Geburtsdatum, Anschrift, Telefon, Krankenkasse, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Personalausweis-Nummer, Familienstand, Angehörige, Notfallkontakte. Bei stationärer Unterbringung Einrichtung mit Ansprechpartner. Diese Daten ändern sich selten, sind aber bei jeder Anfrage griffbereit nötig.

Bestellung und Aufgabenkreise. Beschluss des Betreuungsgerichts, Bestallungsurkunde, Aufgabenkreise mit Wirksamkeit, Aktenzeichen, Name des Richters und des Rechtspflegers. Bei Erweiterung oder Einschränkung der Aufgabenkreise der jeweilige Änderungsbeschluss. Diese Sammlung ist die Grundlage jeder Außenkommunikation.

Finanzen. Kontostände zum Stichtag der Bestellung (Anfangswert für das Vermögensverzeichnis), laufende Kontoauszüge, Belege zu Ausgaben über der Bagatellgrenze, Steuerbescheide, Rentenbescheide, Versicherungspolicen. Beim Vermögensverzeichnis ist das die Grundlage, beim Jahresbericht der Bestand, bei der Rechnungslegung der Verlauf.

Schriftverkehr. Anschreiben an Behörden, Banken, Krankenkassen, Sozialleistungsträger mit Datum, Empfänger und kurzer Inhaltsangabe. Eingehende Antworten und Bescheide. Bei elektronischer Kommunikation Eingangs- und Sendeprotokolle, gerade bei eBO-Nutzung. Beim Vergütungsantrag ist diese Sammlung der Beweis, dass das Mandat in der Zeit gearbeitet wurde.

Notizen aus persönlichem Kontakt. Datum und Anlass jedes Hausbesuchs, jeder Begegnung in der Einrichtung, jedes Telefongesprächs. Inhalt knapp dokumentiert, soweit für die Betreuung relevant. Das ist die Grundlage für den jährlichen Bericht nach § 1863 BGB und gleichzeitig der Beweis, dass die Pflicht zum persönlichen Kontakt nach § 1816 Absatz 1 BGB erfüllt wurde.

Gesundheits- und sozialer Bereich. Arztberichte, Gutachten zur Betreuungsbedürftigkeit, Pflegegrad-Bescheide, Therapieberichte, sozialer Status. Diese Daten sind hochsensibel und unterliegen Art. 9 DSGVO. Sie gehören zur Akte, weil sie für Entscheidungen relevant sind, aber sie verlangen besonderen Schutz.

Papier oder digital, Cloud oder Festplatte

Das Recht macht zur Form der Aktenführung keine Vorgaben. Papier ist erlaubt, digital ist erlaubt, eine Mischung ist erlaubt. Was zählt, ist die DSGVO-konforme Verarbeitung und die Verfügbarkeit der Inhalte, wenn das Gericht oder ein Nachfolger sie verlangt.

Papier hat den Vorteil der Greifbarkeit. Wer den Anfangsbericht schreibt und alle Originale in einem Ordner hat, sieht, was vorhanden ist und was fehlt. Papier hat den Nachteil der Ortsbindung. Wer im Urlaub ist oder beim Hausbesuch des Betreuten unterwegs, hat den Ordner nicht dabei. Bei mehr als drei Mandaten wird der Platzbedarf merklich, bei zehn Mandaten ist ein Aktenschrank Pflicht.

Digital hat den Vorteil der Verfügbarkeit. Wer am Tablet beim Sozialamt sitzt, kann die Anschrift, die Aufgabenkreise, den letzten Kontoauszug und die Krankenversicherungsnummer in dreißig Sekunden zeigen. Digital hat den Nachteil der DSGVO-Komplexität. Wer eine Cloud-Lösung nutzt, muss prüfen, wo die Server stehen, wer Zugriff hat, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO existiert und ob die technischen Maßnahmen ausreichen.

Für die Mehrheit der Einzel-Berufsbetreuer ist eine digitale Lösung mit lokaler Spiegelung praktikabel. Cloud für die laufende Arbeit, lokale Backups als Absicherung. Reine Papier-Akten sind bei wenigen Mandaten möglich, skalieren aber schlecht und sind im Übergabe-Fall mühsam. Reine Festplatten-Lösungen ohne Backup sind riskant, weil ein Festplatten-Ausfall die Akte vernichtet und damit gegen die Verfügbarkeits-Pflicht nach Art. 32 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO verstößt.

Das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein hat in seinen Empfehlungen zur Betreuungsakte ausdrücklich festgehalten, dass elektronische Akten und Papier-Akten datenschutzrechtlich gleich zu behandeln sind. Entscheidend sind die technisch-organisatorischen Maßnahmen, nicht das Medium.

Wie lange die Akte bleibt

Eine konkrete gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die Klientenakte des Berufsbetreuers gibt es nicht. Die Fristen ergeben sich aus den Verjährungsregeln für Schadensersatzansprüche.

Die Regel-Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre, beginnend am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Anspruchsteller Kenntnis erlangt hat (§ 199 Absatz 1 BGB). Davon zu unterscheiden ist die kenntnisunabhängige Höchstfrist: Schadensersatzansprüche aus der Verletzung des Lebens, des Körpers, der Gesundheit oder der Freiheit verjähren ohne Rücksicht auf die Kenntnis erst nach 30 Jahren (§ 199 Absatz 2 BGB). Sonstige Schadensersatzansprüche verjähren kenntnisunabhängig in zehn Jahren ab Entstehung des Anspruchs (§ 199 Absatz 3 Nummer 1 BGB).

Das OLG Jena hat im Beschluss vom 27. Februar 2013 (Aktenzeichen 2 U 352/12) ausgeführt, dass ein Betreuer die Unterlagen des Betreuten nach Ende der Betreuung so lange aufzubewahren hat, wie die Gefahr besteht, dass Ansprüche aus dem Betreuungsverfahren noch gegen ihn geltend gemacht werden. Das knüpft direkt an die Verjährungsregeln des BGB an.

Praktisch hat sich in der Berufsbetreuung folgende Faustregel etabliert: Zehn Jahre für die Vermögens- und Verwaltungs-Unterlagen, dreißig Jahre für die Gesundheitsfürsorge-Unterlagen. Der Bundesverband der Berufsbetreuer*innen empfiehlt diese Staffelung ausdrücklich für die Abwicklung des Betreuungsbüros. Sie liegt rechtssicher im Rahmen der § 199 BGB-Fristen.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Betreuung beendet wurde. Wer am 15. März 2026 eine Betreuung durch Tod der betreuten Person beendet, hat die Akte bis zum 31. Dezember 2036 aufzubewahren, die Gesundheits-Unterlagen bis zum 31. Dezember 2056. Nach Ende der Frist ist die Akte datenschutzkonform zu vernichten, papierne Akten über zertifizierte Aktenvernichter, digitale Daten durch sicheres Löschen mit Überschreibung.

Was bei Wechsel oder Ende passiert

Endet das Mandat durch Tod, Aufhebung oder Zeitablauf, gibt der Berufsbetreuer das Vermögen und alle erlangten Unterlagen nach § 1872 Absatz 1 BGB an die berechtigte Person heraus. Berechtigt ist die wieder geschäftsfähig gewordene betreute Person oder die Erbengemeinschaft. Was als „Vermögen" zu übergeben ist, ist klar: Bankguthaben, Bargeld, Wertgegenstände. Was als „Unterlagen" zu übergeben ist, definiert die Akte: alle Originale, die der Betreuer im Lauf des Mandats erlangt hat. Dazu zählen Verträge, Bescheide, Versicherungspolicen, Steuerunterlagen, Schriftverkehr mit Behörden.

Beim Wechsel des Betreuers geht die Übergabe nach § 1872 Absatz 3 BGB an den nachfolgenden Betreuer. Der bisherige Betreuer hat zusätzlich die Schlussrechnung beim Betreuungsgericht einzureichen. Der Empfangsschein des Nachfolgers, die Schlussrechnung und die Schlussmitteilung an das Gericht sind der dokumentierte Abschluss des Mandats. Wer das ordentlich macht, hat im Streitfall den Beweis der vollständigen Übergabe. Die Mechanik der Schlussmitteilung ist im Beitrag Die Schlussmitteilung nach § 1873 BGB aufgeschlüsselt.

Wichtig: Nicht ausgehändigt wird die Korrespondenz mit dem Betreuungsgericht. Das ist Korrespondenz zwischen dem Betreuer und dem Gericht, die Gegenseite des Mandats ist nicht der Empfänger. Auch nicht ausgehändigt werden die eigenen Arbeitsnotizen und Vergütungsunterlagen. Die Vermögensunterlagen und der Sach-Schriftverkehr mit Dritten gehen über, der innerbetriebliche Aktenrest bleibt beim alten Betreuer und unterliegt der Aufbewahrungspflicht.

Von allen herausgegebenen Unterlagen werden Kopien oder Scans zur eigenen Akte genommen, bevor die Originale weggehen. Sonst beginnt die Aufbewahrungsfrist mit leeren Händen, was die Beweisführung im Schadensfall unmöglich macht.

Praxis-Hinweise

Akte am Tag der Bestellung anlegen. Die ersten Posten der Akte sind der Beschluss, die Bestallungsurkunde und das Ergebnis des ersten Hausbesuchs. Wer das nicht am ersten Tag anlegt, schiebt es vier Wochen vor sich her und beginnt mit Lücken. Eine angelegte leere Akte ist besser als eine nicht angelegte volle.

Eingangs-Datum auf jedem Dokument. Jedes eingehende Dokument bekommt das Eingangsdatum, entweder mit Stempel oder mit kurzer Notiz. Ohne Eingangsdatum ist später nicht rekonstruierbar, ob eine Frist gewahrt wurde. Bei elektronischen Dokumenten reicht der Datei-Name mit Datum-Präfix.

Notizen zum persönlichen Kontakt knapp halten. Pro Kontakt drei bis fünf Zeilen reichen: Datum, Anlass, Ort, wesentlicher Inhalt, vereinbarte Folge-Schritte. Wer in jeden Eintrag eine Seite schreibt, hört nach drei Mandaten damit auf. Die Mindestversion über Jahre ist besser als die Maximalversion über Wochen.

Trennung von Akte und Notizbuch. Allgemeine Notizen aus dem Tag, die nicht zu einem bestimmten Mandat gehören (Telefonate mit dem Rechtspfleger, Konferenzen mit dem Berufsverband), gehören nicht in die Klientenakte, sondern in ein eigenes Bürobuch. Sonst wird die Klientenakte mit Material angereichert, das im Übergabe-Fall nicht herausgegeben werden darf.

Backup mindestens einmal pro Woche. Bei digitaler Aktenführung gehört das Backup zur DSGVO-Pflicht nach Art. 32 Absatz 1 Buchstabe b. Ein Backup auf einer separaten Festplatte, einmal pro Woche, ist Minimum. Wer das nicht macht und einen Festplatten-Ausfall hat, hat ein Datenschutz- und ein Aufsichts-Problem zugleich.

Aufbewahrungs-Stichtag im Kalender. Wenn ein Mandat endet, wird sofort das Datum für die Aktenvernichtung in zehn Jahren beziehungsweise dreißig Jahren notiert. Sonst landet die Akte im Keller und bleibt dort, bis sie zufällig gefunden wird. Datenschutzrechtlich ist das problematisch: Aufbewahrung über das Erforderliche hinaus verstößt gegen den Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO.