Die Rechnungslegung nach § 1865 BGB

Die Rechnungslegung ist die zentrale jährliche Pflicht jedes Berufsbetreuers, der Vermögenssorge führt. Sie ist nicht der Bericht über die persönlichen Verhältnisse (das ist der Jahresbericht nach § 1863 Absatz 3 BGB), sondern der Nachweis, dass das Vermögen der betreuten Person ordnungsgemäß verwaltet wurde. Beide Dokumente werden gemeinsam eingereicht, gehören aber zu zwei verschiedenen Pflichten.

Seit der Reform 2023 stehen die Regeln in den §§ 1865 ff. BGB. Das KostBRÄG 2025 hat zum 1. Januar 2026 nichts an § 1865 BGB selbst geändert, dafür aber § 1872 BGB grundlegend neu gefasst. Das ist für die Schlussabwicklung am Ende der Betreuung relevant. Der folgende Beitrag erklärt die Pflicht der Reihe nach: Wer sie hat, was sie umfasst, wo die Praxis stolpert und was sich am Ende geändert hat.

Was die Norm verlangt

§ 1865 BGB regelt die jährliche Rechnungslegung in vier Absätzen. Die ersten beiden klären Pflicht und Rhythmus:

(1) Der Betreuer hat dem Betreuungsgericht über die Vermögensverwaltung Rechnung zu legen, soweit sein Aufgabenkreis die Vermögensverwaltung umfasst. (2) Die Rechnung ist jährlich zu legen. Das Rechnungsjahr wird vom Betreuungsgericht bestimmt.

Drei Punkte sind hier wichtig. Erstens: Die Pflicht greift nur, wenn die Vermögenssorge zum Aufgabenkreis gehört. Wer ausschließlich Gesundheits- oder Aufenthaltssorge führt, legt keine Rechnung. Zweitens: Adressat ist das Betreuungsgericht, nicht die betreute Person und nicht die Stammbehörde. Drittens: Das Rechnungsjahr ist nicht das Kalenderjahr per Gesetz, sondern wird vom Gericht bestimmt. In der Praxis fällt es meistens mit dem Bestellungsdatum zusammen, sodass die erste Rechnung ein Jahr nach Bestellung fällig ist.

Was in die Rechnung gehört

§ 1865 Absatz 3 BGB beschreibt Inhalt und Form:

Die Rechnung soll eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthalten und über den Ab- und Zugang des vom Betreuer verwalteten Vermögens Auskunft geben. Das Betreuungsgericht kann Einzelheiten zur Erstellung der geordneten Zusammenstellung nach Satz 1 bestimmen.

Daraus ergibt sich der Mindestinhalt. Eine vollständige Rechnung enthält drei Teile:

• Den Anfangsbestand zum Beginn des Rechnungsjahres, möglichst differenziert nach Konten, Sparbüchern, Wertpapieren, Bargeld und sonstigen Vermögenswerten
• Die Bewegungen im Rechnungsjahr, geordnet nach Einnahmen (Rente, Pflegegeld, Zinsen, sonstige) und Ausgaben (Heimkosten, Miete, Versicherungen, persönlicher Bedarf, sonstige)
• Den Endbestand zum Ende des Rechnungsjahres, in der gleichen Struktur wie der Anfangsbestand, sodass das Gericht die Übergänge nachvollziehen kann

Welche Detailtiefe das Gericht erwartet, schwankt erheblich zwischen Amtsgerichten. Manche Gerichte stellen Vordrucke oder Excel-Tabellen zur Verfügung, andere akzeptieren freie Formate, solange Anfangs- und Endbestand mit den eingereichten Kontoauszügen abgleichbar sind. § 1865 Absatz 3 Satz 2 BGB erlaubt dem Gericht ausdrücklich, Einzelheiten vorzuschreiben. Wer das erste Mal liefert, fragt am besten vorab beim zuständigen Rechtspfleger nach, ob ein bestimmtes Format gewünscht ist.

Belege und Belegverzicht

Belege gehören zur Rechnung, sie sind aber nicht ohne Ausnahme zwingend. § 1865 Absatz 3 Satz 3 BGB lautet: „Es kann in geeigneten Fällen auf die Vorlage von Belegen verzichten." Damit hat das Gericht Spielraum.

Was als Beleg gilt, hängt vom Posten ab. Kontoauszüge der laufenden Konten sind der Standardbeleg für Bewegungen. Saldenbescheinigungen oder Jahresauszüge sind der Standardbeleg für Anfangs- und Endbestand. Quittungen oder Rechnungen werden für größere Einzelausgaben erwartet, etwa bei Anschaffungen, Reparaturen oder Bargeldauszahlungen an die betreute Person.

In der Praxis verzichten Gerichte häufig auf einzelne Belege bei kleineren laufenden Posten (Lebensmittel, persönliche Hygiene), wenn sich aus der Rechnungslegung selbst keine Auffälligkeiten ergeben. Das LG München I hat dazu klargestellt: Wenn die Rechnungslegung als solche keine Beanstandungen oder Zweifel auslöst, besteht keine Grundlage für eine pauschale Belegvorlage-Pflicht (LG München I, Beschluss vom 27. November 1997, 13 T 16609/97). Wer ordentlich gliedert und ein konsistentes Bild liefert, vermeidet damit oft Belegnachforderungen.

Wenn der Betreute selbst verwaltet

Selbst wenn die Vermögenssorge im Aufgabenkreis liegt, kann die betreute Person Teile ihres Vermögens selbst verwalten. Typischer Fall: Die Person hat ein eigenes Girokonto, hebt davon Bargeld für den Alltag ab, erledigt Einkäufe selbst. Das ist zulässig, solange kein Einwilligungsvorbehalt nach § 1825 BGB angeordnet ist und die Person geschäftsfähig im jeweiligen Bereich ist.

§ 1865 Absatz 3 Sätze 4 und 5 BGB regeln, was der Betreuer in diesem Fall zu tun hat:

Verwaltet der Betreute im Rahmen des dem Betreuer übertragenen Aufgabenkreises einen Teil seines Vermögens selbst, so hat der Betreuer dies dem Betreuungsgericht mitzuteilen. Der Betreuer hat die Richtigkeit dieser Mitteilung durch eine Erklärung des Betreuten nachzuweisen oder, falls eine solche nicht beigebracht werden kann, die Richtigkeit an Eides statt zu versichern.

Manche Gerichte verlangen routinemäßig eine schriftliche Selbstverwaltungserklärung der betreuten Person, in der bestätigt wird, dass sie über das eigene Konto eigenständig verfügt hat. Wenn die betreute Person die Erklärung nicht abgibt oder nicht abgeben kann, tritt an deren Stelle die eidesstattliche Versicherung des Betreuers. Über die selbstverwalteten Mittel wird dann nicht Rechnung gelegt; sie bleiben außerhalb der Rechnung.

Wer von der Pflicht befreit ist

Nicht jeder Betreuer mit Vermögenssorge muss Rechnung legen. § 1859 BGB nennt eine abschließende Liste der befreiten Betreuer:

(2) Befreite Betreuer sind 1. Verwandte in gerader Linie, 2. Geschwister, 3. Ehegatten, 4. der Betreuungsverein oder ein Vereinsbetreuer, 5. die Betreuungsbehörde oder ein Behördenbetreuer.

Berufsbetreuer ohne familiäre Bindung zur betreuten Person sind in dieser Liste nicht enthalten und damit zur vollen Rechnungslegung verpflichtet. Befreite Betreuer reichen stattdessen nach § 1859 Absatz 1 Satz 2 BGB jährlich eine Vermögensübersicht ein, die deutlich schlanker ist als eine Rechnungslegung. Das Betreuungsgericht kann nach § 1859 Absatz 3 BGB die Befreiung aufheben, wenn bei ihrer Fortgeltung eine Gefährdung des Wohls der betreuten Person zu besorgen wäre. Praktisch geschieht das, wenn ein Angehöriger als Betreuer ein erhebliches Vermögen ohne Sachkundenachweis verwaltet und keine Gewähr für ordnungsgemäße Verwaltung bietet.

Nach Eingang der Rechnung beginnt die Prüfung. § 1866 Absatz 1 BGB verpflichtet das Betreuungsgericht, die Rechnung sachlich und rechnerisch zu prüfen und, soweit erforderlich, ihre Berichtigung und Ergänzung durch den Betreuer herbeizuführen. Sachlich heißt: Ist das Verhalten des Betreuers nachvollziehbar (etwa: Sind Genehmigungen für genehmigungspflichtige Geschäfte eingeholt worden)? Rechnerisch heißt: Stimmen Anfangsbestand, Bewegungen und Endbestand zueinander? Die Prüfung erfolgt durch den Rechtspfleger, Bedenken werden in der Regel als Rückfrage mit Frist zur Stellungnahme formuliert. Wer als Berufsbetreuer eine Beanstandung erhält, sollte zügig antworten, weil unbearbeitete Rückfragen das nächste Rechnungsjahr belasten.

Die Schlussrechnung: bei Wechsel und am Ende

Mit der Reform durch das KostBRÄG 2025 (in Kraft seit 1. Januar 2026) wurde § 1872 BGB grundlegend neu gefasst. Für Berufsbetreuer sind zwei Konstellationen praxisrelevant.

Beendigung der Betreuung (etwa durch Tod der betreuten Person, Aufhebung oder Zeitablauf): Nach § 1872 Absatz 1 BGB hat der Betreuer das verwaltete Vermögen und alle erlangten Unterlagen an die berechtigte Person (Betreute, Erben, sonstige Berechtigte) herauszugeben und auf deren Verlangen Rechenschaft abzulegen. Beim Betreuungsgericht reicht der Betreuer nach § 1872 Absatz 2 BGB eine Vermögensübersicht mit der Versicherung der Richtigkeit und Vollständigkeit ein, die auch Angaben zu den regelmäßigen Einnahmen und Ausgaben enthalten soll. Eine vollständige Schlussrechnung gegenüber dem Gericht ist in dieser Konstellation nicht mehr automatisch Pflicht. Eine umfassende Rechenschaft schuldet der Betreuer nur, wenn die berechtigte Person dies verlangt. Welche Pflichten am Ende einer Betreuung im Detail anfallen, ist im Beitrag Die Schlussmitteilung nach § 1873 BGB aufgeschlüsselt.

Wechsel des Betreuers: Hier sieht § 1872 Absatz 3 BGB die volle Pflicht weiterhin vor. Der bisherige Betreuer hat das verwaltete Vermögen und alle erlangten Unterlagen an den neuen Betreuer herauszugeben und über die Verwaltung seit der letzten Rechnungslegung Rechenschaft durch eine Schlussrechnung abzulegen. Die Schlussrechnung wird beim Betreuungsgericht eingereicht. Sie umfasst den Zeitraum vom Ende der letzten regulären Rechnung bis zum Ende der Betreuertätigkeit.

Für befreite Betreuer enthält § 1872 Absatz 4 BGB eine Erleichterung: Sie können statt einer Schlussrechnung eine Vermögensübersicht nach Absatz 2 einreichen. Für Berufsbetreuer greift diese Erleichterung nicht, weil sie nach § 1859 BGB nicht zu den befreiten Betreuern gehören.

Praxis-Hinweise

Stichtagskonsistenz von Anfang an. Der Endbestand des Vermögensverzeichnisses (Bestellungstag) muss mit dem Anfangsbestand der ersten Rechnung übereinstimmen. Wer beim Vermögensverzeichnis nachlässig war, schleppt diese Ungenauigkeit durch alle Folgejahre.

Belege fortlaufend ablegen, nicht erst kurz vor Abgabe. Kontoauszüge digital sortieren, sobald sie im Postfach landen. Quittungen und Rechnungen unmittelbar zuordnen. Wer die Rechnung erst zwei Wochen vor Abgabe erstellt, sucht doppelt so lange.

Saldenbescheinigungen früh anfragen. Banken brauchen je nach Institut, Region und Auslastung unterschiedlich lange. Die Saldenbescheinigung zum Stichtag rechtzeitig vor Abgabe der Rechnung anfragen, damit das Endbild ohne Lücken steht.

Format mit dem Rechtspfleger abstimmen. Manche Gerichte stellen Vordrucke. Manche Rechtspfleger akzeptieren digitale Tabellen. Andere wollen ausgedruckte und unterschriebene Aufstellungen. Wer beim ersten Mandat das gewünschte Format klärt, spart sich Nachforderungen.

Selbstverwaltungserklärung dokumentieren. Wenn die betreute Person ein eigenes Konto führt, frühzeitig eine Selbstverwaltungserklärung einholen oder die eigene eidesstattliche Versicherung vorbereiten. Das ist kein Akt, der erst nach Aufforderung des Gerichts entsteht.

Genehmigungspflichtige Geschäfte erkennbar belegen. Größere Ausgaben, Anlageentscheidungen, Wohnungsauflösungen oder Schenkungen unterliegen oft einer Genehmigungspflicht nach §§ 1848 ff. BGB. In der Rechnungslegung sollten solche Posten zusammen mit dem zugehörigen Beschluss des Betreuungsgerichts dokumentiert werden. Mit dem Genehmigungs-Check lässt sich vorab klären, ob ein geplantes Geschäft überhaupt genehmigungsbedürftig ist.

Bei Wechsel-Konstellationen die Schlussrechnung nicht aufschieben. Wer ein Mandat übergibt, schuldet die Schlussrechnung nach § 1872 Absatz 3 BGB. Sie umfasst den Zeitraum seit der letzten regulären Rechnung. Frist nicht abwarten, sondern direkt erstellen, weil der nachfolgende Betreuer sonst seine Anfangswerte nicht hat.