Wer seit Januar einen Vergütungsantrag schreibt, schreibt ihn nach einem anderen Gesetz als noch im Dezember. Mit dem Kosten- und Betreuervergütungsrechtsänderungsgesetz 2025 (KostBRÄG 2025) hat der Gesetzgeber das VBVG zum 1. Januar 2026 grundlegend umgebaut. Aus drei Vergütungstabellen wurden zwei Stufen, aus sechzig Fallpauschalen wurden sechzehn, aus fünf Zeiträumen wurden zwei. Die Beträge sind erstmals seit 2019 nennenswert gestiegen.
Wer den Wechsel verpasst hat, merkt es spätestens beim ersten Antrag, der den Jahreswechsel überlappt: hier altes Recht, dort neues Recht, und in der Mitte ein Monat, der einzeln abzurechnen ist. Dieser Beitrag geht die neue Systematik durch und zeigt, was beim Antrag jetzt zu beachten ist.
Was sich geändert hat
Die Reform geht auf das KostBRÄG 2025 zurück, verkündet am 10. April 2025 in BGBl. 2025 I Nr. 109, in Kraft seit 1. Januar 2026. Begründet wird sie zum einen mit der Inflationsentwicklung seit 2022, zum anderen mit der Komplexität des bisherigen Systems. Die letzte spürbare Anpassung der Vergütung lag fast sieben Jahre zurück.
Vier Hebel hat der Gesetzgeber bewegt:
- Vergütungsstufen: aus drei Tabellen (A, B, C) wurden zwei Stufen. Stufe 2 entspricht der bisherigen Tabelle C (Hochschulabschluss). Stufe 1 fasst die alten Tabellen A und B zusammen. Tabelle A ist ersatzlos entfallen, was vor allem den damaligen Tabelle-A-Berechtigten eine deutliche Erhöhung bringt.
- Wohnformen: aus drei Varianten (stationär, gleichgestellt ambulant betreut, sonstige) wurden zwei (stationäre Einrichtung und andere Wohnform). Die schwierige Abgrenzung der gleichgestellten Wohnformen, um die sich eine kontroverse obergerichtliche Rechtsprechung gebildet hatte, ist damit weg.
- Zeiträume: statt fünf Zeitstufen (1. Quartal, 2. Quartal, 2. Halbjahr, 2. Betreuungsjahr, ab 3. Betreuungsjahr) gibt es jetzt nur noch zwei: die ersten zwölf Monate und ab dem 13. Monat (§ 9 Absatz 2 VBVG).
- Sonderpauschalen: die in der Vorgängerfassung in § 10 VBVG geregelten Sonderpauschalen (Übernahme von einer ehrenamtlichen Betreuung, Verwaltung hohen Geldvermögens und so weiter) sind ersatzlos entfallen. Die Begründung: keine belastbaren Daten, dass die ursprünglich angenommenen Mehraufwände in der Praxis tatsächlich anfielen.
Auch die Inflationsausgleichspauschale von 7,50 Euro pro Fall und Monat ist mit Ablauf des 31. Dezember 2025 ausgelaufen. Sie wurde nicht verlängert, weil ihr Effekt in die neuen Pauschalen eingerechnet wurde.
Die zwei Stufen
§ 8 Absatz 2 VBVG legt fest, nach welcher Stufe sich die Vergütung richtet:
- Stufe 2, wenn eine abgeschlossene Ausbildung an einer Hochschule oder eine vergleichbare abgeschlossene Ausbildung vorliegt
- Stufe 1 in allen übrigen Fällen
Die Feststellung trifft nach § 8 Absatz 3 VBVG der Vorstand des am Sitz oder hilfsweise am Wohnsitz zuständigen Amtsgerichts auf Antrag. Diese Feststellung gilt bundesweit für alle Vergütungsfestsetzungen. Wer bisher in Tabelle C eingestuft war, ist jetzt in Stufe 2. Wer in Tabelle A oder B war, ist in Stufe 1.
Wer 2019 oder früher schon registriert war, behält die Einstufung. Bei Unsicherheit prüft die Stammbehörde die Zuordnung auf Antrag. Es ist keine Rückwirkung zu erwarten, eine Höherstufung wirkt nur auf den Zeitpunkt der Antragstellung zurück (§ 8 Absatz 3 Satz 4 VBVG).
Die sechzehn Fallpauschalen
Aus zwei Stufen, zwei Vermögensstati, zwei Wohnformen und zwei Zeiträumen ergeben sich genau sechzehn Pauschalen. Sie stehen in der Anlage zu § 8 Absatz 1 VBVG, BGBl. 2025 I Nr. 109, S. 3 bis 4.
Stufe 1 (ohne Hochschulabschluss)
| Status / Aufenthalt | Monate 1–12 | Ab Monat 13 |
|---|---|---|
| Nicht mittellos · stationäre Einrichtung | 233 € | 115 € |
| Nicht mittellos · andere Wohnform | 325 € | 192 € |
| Mittellos · stationäre Einrichtung | 208 € | 98 € |
| Mittellos · andere Wohnform | 247 € | 144 € |
Stufe 2 (mit Hochschulabschluss)
| Status / Aufenthalt | Monate 1–12 | Ab Monat 13 |
|---|---|---|
| Nicht mittellos · stationäre Einrichtung | 305 € | 155 € |
| Nicht mittellos · andere Wohnform | 427 € | 250 € |
| Mittellos · stationäre Einrichtung | 275 € | 130 € |
| Mittellos · andere Wohnform | 324 € | 190 € |
Die Pauschalen sind monatlich. Abgerechnet wird quartalsweise (§ 14 VBVG), also jeweils drei Monate auf einmal. In den Pauschalen sind alle gewöhnlichen Aufwendungen abgegolten: Porto, Telefon, Fahrtkosten, Schreibauslagen. Eine separate Abrechnung dieser Auslagen ist nicht vorgesehen (§ 10 VBVG).
Was als „stationäre Einrichtung" gilt
§ 9 Absatz 3 Satz 2 VBVG definiert die stationäre Einrichtung wörtlich: eine Einrichtung, die dem Zweck dient, „Volljährige aufzunehmen, ihnen Wohnraum zu überlassen sowie mit der Wohnraumüberlassung verpflichtend Pflege oder sonstige Unterstützungsleistungen mit umfassendem Versorgungscharakter zur Verfügung zu stellen oder vorzuhalten, und die in ihrem Bestand von Wechsel sowie Zahl der Bewohner unabhängig sind und entgeltlich betrieben werden".
Praktisch fallen darunter Pflegeheime, Einrichtungen der Eingliederungshilfe und vergleichbare Einrichtungen mit umfassendem Versorgungscharakter. Nicht darunter fallen ambulant betreutes Wohnen, betreute Wohngruppen ohne ständige Versorgung und eigene Wohnungen mit Pflegedienst. Diese Konstellationen gehören zur „anderen Wohnform" und werden mit höherer Pauschale vergütet, weil dort regelmäßig mehr beim Betreuer landet, was im Heim das Personal organisiert.
Beibehalten wurde das Erfordernis, dass der Bewohner in der Einrichtung auch seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat. Kürzere Aufenthalte (Krankenhaus, Kurzzeitpflege) führen also nicht zu einer Umstellung auf die niedrigere Stationär-Pauschale.
Wann der Vermögensstatus zählt
Maßgeblich ist nach § 9 Absatz 4 Satz 1 VBVG der Status am Ende des Abrechnungsmonats. Wer am 5. eines Monats noch ein verwertbares Konto hat, am 28. aber nicht mehr, wird für diesen Monat als mittellos abgerechnet. Der Status kann also von Monat zu Monat wechseln, etwa wenn Schonvermögen aufgebraucht wird oder eine Erbschaft eingeht.
Mittellos im Sinne des VBVG ist, wer die Voraussetzungen des § 1880 BGB erfüllt. Vereinfacht: wer das Schonvermögen nach § 90 SGB XII nicht überschreitet. Bei mittellosen Betreuten zahlt die Staatskasse, bei nicht mittellosen wird die Vergütung dem Vermögen entnommen. Die Pauschalen für nicht mittellose liegen durchgehend höher, weil dort regelmäßig zusätzlich Vermögensverwaltung anfällt.
Die Übergangsregelung in § 19 VBVG
Wer ein Quartal abrechnet, das den Jahreswechsel 2025/2026 überlappt, sieht hier am ehesten den Bruch. § 19 VBVG bestimmt: Für Leistungen vor dem 1. Januar 2026 gilt das alte VBVG. Für die pauschale Betreuervergütung gilt diese Anwendung des alten Rechts darüber hinaus für alle Abrechnungsmonate, die noch im Jahr 2025 begonnen haben und erst 2026 enden.
Praktisches Beispiel. Bestellung am 14. eines Tages, der Abrechnungsmonat beginnt am Folgetag (§ 9 Absatz 2 Satz 2 VBVG mit Verweis auf § 187 Absatz 1 BGB). Das Quartal vom 15. November 2025 bis 14. Februar 2026 zerfällt dann so:
- Abrechnungsmonat 15.11.2025 bis 14.12.2025 nach altem VBVG
- Abrechnungsmonat 15.12.2025 bis 14.01.2026 nach altem VBVG (begonnen vor 1.1.2026)
- Abrechnungsmonat 15.01.2026 bis 14.02.2026 nach neuem VBVG
Der Antrag wird in einem Schriftsatz gestellt, aber für die zwei Monate altes Recht und den einen Monat neues Recht getrennt berechnet. Es lohnt sich, im Antrag explizit zu kennzeichnen, welcher Monat nach welcher Fassung berechnet wurde, sonst gibt es Rückfragen vom Rechtspfleger.
Achtung bei der Inflationsausgleichspauschale: Wenn ein Amtsgericht bei Inkrafttreten des Betreuer-Inflationsausgleich-Sonderzahlungsgesetzes Anfang 2024 einen angebrochenen Abrechnungsmonat nicht berücksichtigt hatte, ist die Inflationspauschale für den entsprechenden Monat 2025/2026 noch geschuldet. Das ergibt sich aus der Übergangslogik des § 19 VBVG. Wer 2024 etwas verloren hat, sollte für den Spiegelmonat 2025/2026 prüfen, ob die Pauschale noch nachzuholen ist.
Pauschalen sind Vollabgeltung
Anders als in der bis 31. Dezember 2025 geltenden Fassung gibt es im neuen VBVG keine gesonderten Pauschalen für die Berufsbetreuung mehr. Die alte Regelung in § 10 VBVG (Übernahme einer Betreuung von einem ehrenamtlichen Betreuer, Verwaltung hohen Geldvermögens, Abgabe an einen ehrenamtlichen Betreuer) ist ersatzlos entfallen. Der Gesetzgeber hat das damit begründet, dass keine belastbaren Daten vorliegen, ob die ursprünglich angenommenen Mehraufwände in der Praxis tatsächlich anfallen.
Was bleibt: Die Fallpauschalen sind aufgabenkreisunabhängig. Eine Erweiterung des Aufgabenkreises während laufender Betreuung führt nicht zu einer höheren Pauschale. Auch der konkrete Aufwand im Einzelfall spielt keine Rolle, solange Stufe, Wohnform, Vermögensstatus und Zeitraum gleich bleiben.
Für besondere Fallgestaltungen verbleibt der Sonderfälle-Tatbestand in § 11 VBVG (siehe weiter unten) sowie der allgemeine Anspruch des Betreuers auf Aufwendungsersatz nach § 1877 BGB für Aufwendungen, die nicht durch die Pauschale abgedeckt sind.
Frist und Antrag
§ 14 Absatz 1 Satz 1 VBVG legt fest: Die Vergütung kann nach Ablauf von jeweils drei Monaten für diesen Zeitraum geltend gemacht werden. Eine monatliche Abrechnung ist nicht vorgesehen.
Die Ausschlussfrist beträgt 15 Monate ab Entstehung des Anspruchs (§ 15 Absatz 3 VBVG). Wer die Frist versäumt, verliert den Anspruch endgültig. Wiedereinsetzung ist nur unter sehr engen Voraussetzungen möglich. In der Praxis empfiehlt sich, das Quartal sofort nach Ablauf zu beantragen, also nicht bis zur Frist zu warten.
Der Antrag enthält das Aktenzeichen des Betreuungsverfahrens, den Abrechnungszeitraum, die Stufe, die anzuwendende Pauschale pro Monat, die Gesamtsumme und eine Erklärung zum Vermögensstatus am Ende jedes Abrechnungsmonats.
Eine Neuerung der Reform betrifft die Dauervergütungsfestsetzung. Seit 1. Januar 2026 ist hierfür kein gesonderter Antrag mehr nötig. Ab 1. Juli 2028 soll die Dauerfestsetzung sogar zum Regelfall werden. Damit erspart sich jeder Quartalsantrag, sobald die Vergütung einmal festgesetzt ist und sich die Parameter nicht ändern.
NRW: Pflichtformular und elektronische Einreichung
Wer in Nordrhein-Westfalen Betreuungen führt, hat eine zusätzliche Verpflichtung. Auf Grundlage der Betreuervergütungsformularverordnung (BeVeFoVO) gilt:
- Ab 1. April 2026 ist das einheitliche Antragsformular BS 53 für Vergütungsanträge nach neuem Recht zu verwenden
- Ab 1. Juli 2026 darf der Antrag nur noch elektronisch eingereicht werden, über das besondere elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO), das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) oder das Mein Justizpostfach (MJP)
Die Übergangsphase ist also kurz. Wer bisher per Post eingereicht hat, sollte spätestens im Frühjahr 2026 den eBO-Zugang einrichten.
Was sich nicht geändert hat
Die Vergütung bleibt eine Fallpauschale, kein Stundenhonorar. Die Beträge bleiben unabhängig vom konkreten Aufwand im Einzelfall. Ein Klient mit drei Stunden Aufwand pro Monat und ein Klient mit acht Stunden Aufwand pro Monat lösen dieselbe Pauschale aus, solange Stufe, Wohnform, Vermögensstatus und Zeitraum identisch sind.
Auch die Vergütung für Sonderfälle bleibt unverändert. Sterilisations- und Ergänzungsbetreuer rechnen nach den Vormundschafts-Stundensätzen ab (§ 11 Absatz 1 VBVG mit Verweis auf § 3 VBVG): 26 Euro für Betreuer ohne besondere Kenntnisse, 33 Euro mit abgeschlossener Lehre, 44 Euro mit Hochschulabschluss. Der Verhinderungsbetreuer hingegen rechnet nach den Fallpauschalen ab und teilt im Bedarfsfall taggenau (§ 11 Absatz 2 VBVG mit Verweis auf §§ 8, 9 VBVG).
Praxis-Hinweise
Quartalsweise abrechnen, nicht ansammeln. Wer drei Quartale auf einmal einreicht, riskiert nicht nur die 15-Monats-Frist, sondern auch Rückfragen, weil der Status sich rückwirkend geändert haben könnte. Direkt nach Quartalsende ist der saubere Zeitpunkt. Wer trotz pünktlicher Abrechnung mit verschleppten Auszahlungen kämpft, findet im Beitrag Verzugsschaden bei verspäteter Betreuervergütung die Argumente und die Risiken bei der Geltendmachung.
Übergangsquartal sauber kennzeichnen. Wer ein Quartal über den Jahreswechsel abrechnet, schreibt explizit in den Antrag, welcher Monat nach welcher Fassung gerechnet wurde. Ein Satz reicht: „Abrechnungsmonat 15.12.2025 bis 14.01.2026 nach VBVG in der bis 31.12.2025 geltenden Fassung; Abrechnungsmonat 15.01.2026 bis 14.02.2026 nach VBVG in der ab 1.1.2026 geltenden Fassung."
Status-Änderungen mitführen. Wer im Mandat Status-Wechsel (Heimwechsel, Mittellosigkeit eingetreten oder weggefallen) im laufenden Abrechnungsmonat hat, dokumentiert das mit Datum. Maßgeblich ist der Status am Ende des Abrechnungsmonats. Wer das nicht festhält, sucht im Quartal danach.
Bestellungstag ist Stichtag, der Abrechnungsmonat startet am Folgetag. § 9 Absatz 2 Satz 2 VBVG verweist auf § 187 Absatz 1 BGB: Der Tag der Bestellung zählt nicht mit. Bei Bestellung am 14. läuft der erste Abrechnungsmonat vom 15. eines Monats bis zum 14. des Folgemonats. Wer nach Kalendermonaten rechnet, kommt auf falsche Pauschalen-Zuordnungen.
Stufenfestlegung früh klären. Wer als Berufseinsteiger gerade registriert wurde, kann die Stufenfestlegung gleich beim Vorstand des zuständigen Amtsgerichts beantragen. Sie gilt dann bundesweit für alle Vergütungsfestsetzungen, in jedem Bundesland, in jedem Verfahren.