Der elektronische Rechtsverkehr mit den Gerichten hat sich 2026 in der Berufsbetreuung an mehreren Stellen gleichzeitig verändert. Seit dem 1. Januar 2026 werden die Gerichtsakten grundsätzlich elektronisch geführt. In Nordrhein-Westfalen ist seit dem 1. April 2026 ein einheitliches Vergütungsformular Pflicht, seit dem 1. Juli 2026 ist es elektronisch einzureichen. Beides gilt nicht für Abrechnungszeiträume, die ganz oder teilweise vor dem 1. Januar 2026 liegen. Im Sozialgerichtsverfahren kommt eine neue Pflicht aus dem Sozialgerichtsgesetz hinzu.
Wer als Berufsbetreuung in NRW tätig ist, kommt damit faktisch nicht mehr an einem elektronischen Postfach vorbei. Bundesweit ist die Lage differenzierter, als manche Veröffentlichungen suggerieren. Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage, vergleicht die drei verfügbaren Postwege und zeigt, worauf bei der Auswahl zu achten ist.
Was sich 2026 geändert hat
Drei Stichtage strukturieren das Jahr.
1. Januar 2026: Seit diesem Tag werden die Gerichtsakten in Familien- und Betreuungssachen nach § 14 Absatz 1 Satz 1 FamFG elektronisch geführt. Ausnahmen bleiben möglich. Akten, die in Papierform angelegt wurden, können in Papierform weitergeführt werden (§ 14 Absatz 4 FamFG). Bund und Länder können außerdem durch Rechtsverordnung bestimmen, dass Akten bis einschließlich 31. Dezember 2026 noch in Papierform angelegt werden (§ 14 Absatz 4a FamFG). Für die Berufsbetreuung folgt daraus zunächst keine eigene Einreichungspflicht, aber die Gerichte kommunizieren intern und nach außen zunehmend elektronisch. Im Sozialgerichtsverfahren ist zugleich § 65d Satz 2 SGG in einer neuen Fassung in Kraft getreten. Die Norm verpflichtet die nach dem SGG vertretungsberechtigten Personen und Bevollmächtigten, für die ein sicherer Übermittlungsweg zur Verfügung steht, zur elektronischen Einreichung. Die amtliche Begründung und die Praxis nennen als Adressaten vor allem Rentenberater, Gewerkschaften und Sozialverbände. Ob und in welchem Umfang die Berufsbetreuung im Sozialgerichtsverfahren erfasst ist, hängt davon ab, ob im Einzelfall eine Vertretung nach § 73 SGG vorliegt und ein sicherer Übermittlungsweg besteht. Für entgeltlich tätige Bevollmächtigte ist die Pflicht eher anzunehmen als für ehrenamtliche Vertretungen.
1. April 2026: In Nordrhein-Westfalen ist die Betreuungsvergütungsformularverordnung (BeVeFoVO) vom 6. August 2025 in Kraft getreten. Sie ist im Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen veröffentlicht, Ausgabe 2025 Nr. 36 vom 22. August 2025 (GV. NRW. 2025 S. 704). Vergütungsanträge nach §§ 8 und 9 VBVG in der ab 1. Januar 2026 geltenden Fassung müssen seitdem auf einem einheitlichen Formular gestellt werden. Bis 30. Juni 2026 war die Einreichung in Papier oder elektronisch zulässig.
1. Juli 2026: Seit diesem Tag darf das BeVeFoVO-Formular in NRW nur noch als elektronisches Dokument eingereicht werden (§ 1 Absatz 1 Satz 2 BeVeFoVO). Die Papierform ist für Vergütungsanträge nach neuem Recht entfallen. Zur Übermittlung sind das eBO, das beA bei anwaltlicher Zulassung und das kostenfreie Mein Justizpostfach (MJP) zugelassen. Eine einfache E-Mail genügt nicht.
Wer bundesweit verpflichtet ist und wer nicht
Hier wird es juristisch differenziert. § 14b FamFG benennt den Kreis der zur elektronischen Einreichung Verpflichteten ausdrücklich:
Bei Gericht schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen sind durch einen Rechtsanwalt, durch einen Notar, durch eine Behörde oder durch eine juristische Person des öffentlichen Rechts einschließlich der von ihr zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben gebildeten Zusammenschlüsse als elektronisches Dokument zu übermitteln.
Die Berufsbetreuung wird in dieser Norm nicht genannt. Das LG Hildesheim hat 2022 entschieden, dass selbst eine Berufsbetreuung, die von einem Rechtsanwalt geführt wird, den Vergütungsantrag nicht nach § 14b Absatz 1 FamFG elektronisch übermitteln muss. Für den Vergütungsantrag ist keine Schriftform vorgeschrieben (Beschluss vom 12. Juli 2022, 5 T 163/22). Aus § 14b FamFG ergibt sich also bundesweit keine generelle Pflicht zur elektronischen Einreichung in Betreuungssachen.
Eine andere Frage ist die passive Nutzungspflicht, also die Pflicht, einen sicheren Übermittlungsweg für Zustellungen vorzuhalten. Dazu fehlt im FamFG ebenfalls eine ausdrückliche Regelung. Das LG Augsburg hat mit Beschluss vom 9. Januar 2025 (053 T 4110/24 e) eine solche Pflicht für die Berufsbetreuung per Rechtsfortbildung bejaht. Begründung der Kammer: Eine gesetzliche Regelung gibt es nicht, die passive Nutzungspflicht nach § 14b FamFG in Verbindung mit § 173 Absatz 2 Nummer 1 ZPO bleibe „mangels gesetzlicher Regelung einer Ausgestaltung durch die Rechtsprechung vorbehalten". Bei einer Berufsbetreuung, die regelmäßig mit Gerichten und Behörden kommuniziere, sei eine passive Nutzungspflicht zu bejahen. Verweigere eine Berufsbetreuung die Eröffnung eines sicheren Übermittlungswegs, könne das Betreuungsgericht nach § 1862 Absatz 3 Satz 2 BGB die Befolgung seiner Anordnungen durch Zwangsgeld erzwingen.
Die Entscheidung ist veröffentlicht in FamRZ 2025, 1657 und Rpfleger 2025, 540. Eine entgegenstehende obergerichtliche Rechtsprechung ist bisher nicht bekannt. Das bedeutet: Die Lage ist bundesweit noch nicht abschließend geklärt. Wer in NRW arbeitet, hat seit dem 1. Juli 2026 ohnehin praktisch keine Wahl mehr. Wer in anderen Bundesländern arbeitet, bewegt sich in einem Übergangsbereich, in dem einzelne Gerichte die Augsburger Linie übernehmen können.
eBO, MJP, beA: drei Wege im Vergleich
Für die Berufsbetreuung kommen drei sichere Übermittlungswege in Betracht. Sie unterscheiden sich in Kosten, Funktionsumfang und Zugang. Wer sich nicht durch alle drei Profile lesen will, bekommt über den eBO-Wegweiser in wenigen Klicks eine konkrete Empfehlung.
Mein Justizpostfach (MJP). Kostenfrei. Webanwendung im Browser unter mjp.justiz.de. Voraussetzung ist ein BundID-Konto mit Vertrauensniveau „hoch", was den neuen Personalausweis mit Online-Funktion oder eine eID-Karte erfordert. Adressierung erfolgt über die in der BundID hinterlegte Anschrift. Nachrichten älter als 90 Tage werden automatisch gelöscht. Eine Einbindung in Outlook oder andere E-Mail-Programme ist nicht möglich.
Elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach (eBO). Kostenpflichtig. Das eBO erfordert Software eines kommerziellen Anbieters, die in der Regel installiert oder über eine Webanwendung genutzt wird. Die Kosten hängen vom Anbieter ab. Üblich ist eine monatliche Gebühr pro Postfach, bei manchen Anbietern kommt eine einmalige Einrichtungs- oder Registrierungsgebühr hinzu. Die Identifizierung erfolgt über die Online-Ausweisfunktion oder eine vergleichbare Identifikation. Eine Übersicht über eBO-Software gibt es unter egvp.justiz.de. Einzelne Anbieter von Software für die Berufsbetreuung bieten eine eBO-Anbindung an, eine Nachfrage beim eigenen Anbieter lohnt sich.
Besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA). Nur bei anwaltlicher Zulassung. Wer das beA bereits aus der Anwaltstätigkeit hat, kann es auch in Betreuungssachen nutzen. Für die meisten Tätigen in der Berufsbetreuung ist das beA keine Option.
Wo das MJP an Grenzen stößt
Das MJP ist für die Berufsbetreuung verlockend, weil kostenfrei. Drei Punkte verdienen vor der Wahl Beachtung.
Elektronisches Empfangsbekenntnis. Nach § 173 Absatz 3 ZPO ist die elektronische Zustellung durch ein elektronisches Empfangsbekenntnis nachzuweisen, das in einem strukturierten Datensatz an das Gericht zurück übermittelt werden muss. Das MJP bietet keine eigene Funktion zur Erstellung eines eEB. Der Datensatz muss extern erzeugt werden, etwa über die eEB-Browseranwendung der Justiz, und dann als Datei über das MJP versendet werden. Die Patentanwaltskammer hält die Anforderungen des § 173 Absatz 3 ZPO bei MJP-Nutzung nach derzeitigem Stand für nicht erfüllbar. Wer regelmäßig Zustellungen gegen Empfangsbekenntnis erhält, sollte das berücksichtigen.
Privatadresse im Verzeichnis. Das MJP übernimmt die in der BundID hinterlegte Privatanschrift in den SAFE-Verzeichnisdienst, über den die Adressierung läuft. Eine getrennte Geschäftsadresse lässt sich derzeit nicht hinterlegen. Bei Auskunftssperren oder generell, wenn Privat- und Geschäftsanschrift bewusst getrennt sein sollen, ist das ein Argument für ein eBO mit eigener Anbieter-Software.
90-Tage-Löschfrist. Empfangene und gesendete MJP-Nachrichten werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Wer Schriftverkehr archivieren will oder muss, muss vor Ablauf der Frist herunterladen. Eine Benachrichtigung erfolgt über die BundID.
Der NRW-Sonderfall seit Juli 2026
Für die Berufsbetreuung mit Tätigkeitsschwerpunkt in NRW gilt eine besondere Lage. Die Landesregierung hat von der Verordnungsermächtigung in § 292 Absatz 6 FamFG Gebrauch gemacht und mit der BeVeFoVO eine landesrechtliche Pflicht zur elektronischen Antragstellung geschaffen. § 292 Absatz 6 Satz 2 FamFG sieht ausdrücklich vor, dass berufliche Betreuer und Betreuungsvereine eingeführte Formulare verwenden „und sie, sofern sie hierzu bestimmt sind, als elektronisches Dokument einreichen" müssen. Andernfalls liegt nach Satz 3 keine ordnungsgemäße Geltendmachung im Sinne des § 1875 Absatz 2 BGB vor.
Praktisch heißt das: Wer in NRW Vergütungsanträge stellt, braucht seit dem 1. Juli 2026 einen sicheren elektronischen Übermittlungsweg. Ein Antrag auf Papier ist dann keine ordnungsgemäße Geltendmachung (§ 292 Absatz 6 Satz 3 FamFG). Ausgenommen sind nach § 1 Absatz 2 BeVeFoVO Abrechnungszeiträume, die ganz oder teilweise vor dem 1. Januar 2026 liegen. Das Formular stellt die Justiz NRW über ihr Justizportal auf dem Formularserver bereit. Der Versand erfolgt anschließend über eBO, MJP oder beA.
Eine vergleichbare Verordnung ist uns aus anderen Ländern bisher nicht bekannt. Die Ermächtigung in § 292 Absatz 6 FamFG gilt aber für alle Landesregierungen, andere Länder können also nachziehen.
Praxis-Hinweise
Postfach jetzt einrichten, nicht später. Auch ohne sofortige rechtliche Pflicht außerhalb von NRW ist die Einrichtung eines Postfachs vor dem Bedarfsfall sinnvoll. Die BundID-Aktivierung mit dem neuen Personalausweis kann im Einzelfall mehrere Tage dauern, wenn Hardware oder Software nicht direkt funktionieren.
Den eEB-Bedarf vorher klären. Wer regelmäßig Zustellungen gegen Empfangsbekenntnis erhält, kommt mit dem MJP in den meisten Fällen an Grenzen. In dieser Konstellation ist ein eBO der pragmatischere Weg, auch wenn es Geld kostet.
Adresslogik prüfen. Vor der Einrichtung klären, welche Anschrift im Verzeichnis erscheinen soll. Beim MJP wird die in der BundID hinterlegte Anschrift verwendet. Wer das nicht möchte, wählt ein eBO.
Eine Test-Sendung einplanen. Bevor der erste Vergütungsantrag oder das erste Empfangsbekenntnis kritisch wird, eine unverfängliche Test-Sendung an das eigene Betreuungsgericht oder an das eigene zweite Postfach machen. Das deckt Software- und Format-Probleme früh auf.
Software-Anbindung prüfen. Wer eine Betreuungs-Software einsetzt, prüft vor der eBO-Wahl, welche eBO-Anbieter die eigene Software unterstützt. Eine integrierte Lösung erspart zwei Programme, die parallel laufen müssen.