Vergütungsantrag elektronisch: was die BeVeFoVO in NRW ändert

§ 292 Absatz 6 FamFG erlaubt den Ländern, ein verbindliches Formular für Vergütungsanträge einzuführen und dessen elektronische Einreichung anzuordnen. Nordrhein-Westfalen hat davon Gebrauch gemacht. Seit dem 1. April 2026 gilt in NRW das Pflichtformular, seit dem 1. Juli 2026 ist die Einreichung grundsätzlich nur noch elektronisch zulässig.

Der Hebel ist scharf. Wer das vorgeschriebene Formular nicht verwendet oder nicht im richtigen Format einreicht, hat seine Vergütung nach dem Gesetzeswortlaut nicht ordnungsgemäß geltend gemacht. Das ist mehr als ein Formfehler. Es bedeutet, dass die 15-Monats-Frist für den Anspruch weiter läuft. Dieser Beitrag erklärt, was kommt, was schon gilt, und was in der Praxis zu tun ist.

Was § 292 Absatz 6 FamFG seit 2026 erlaubt

Die Rechtsgrundlage für den NRW-Schritt steht im FamFG. § 292 Absatz 6 Satz 1 bis 3 FamFG lautet:

Die Landesregierungen werden ermächtigt, durch Rechtsverordnung für Anträge nach den Absätzen 1 und 2 Formulare einzuführen. Soweit Formulare eingeführt sind, muss der berufliche Betreuer oder der Betreuungsverein diese verwenden und sie, sofern sie hierzu bestimmt sind, als elektronisches Dokument einreichen. Andernfalls liegt keine ordnungsgemäße Geltendmachung im Sinne des § 1875 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs in Verbindung mit dem Vormünder- und Betreuervergütungsgesetz vor.

Die Ermächtigung steht seit dem 1. Januar 2023 in Absatz 6 (BT-Drs. 19/24445, S. 335). Das KostBRÄG 2025 hat in § 292 FamFG nur die Absätze 1 und 2 geändert, Absatz 6 blieb gleich. Die NRW-Verordnung von 2025 stützt sich deshalb ausdrücklich auf § 292 Absatz 6 Satz 1 und 4 FamFG.

Die Norm ist klar in zwei Schritten gebaut. Schritt eins: Das Land erlässt eine Verordnung mit einem Formular. Ab dann ist die Verwendung des Formulars Pflicht. Schritt zwei: Wenn das Formular „dazu bestimmt ist", als elektronisches Dokument eingereicht zu werden, ist die elektronische Einreichung Pflicht. Beide Pflichten lassen sich zeitlich entkoppeln, und genau das hat NRW gemacht.

Was die BeVeFoVO konkret regelt

Der amtliche Titel lautet Verordnung zur Verwendung eines Formulars für den Antrag auf Vergütung in Betreuungssachen im Land Nordrhein-Westfalen, kurz Betreuungsvergütungsformularverordnung (BeVeFoVO). Die Verordnung vom 6. August 2025 (GV. NRW. 2025 S. 704) hatte in ihrer ersten Fassung zwei Paragrafen. § 1 ordnet das Formular und die elektronische Form an. § 2 regelte das Inkrafttreten in zwei Stufen. Die Erste Verordnung zur Änderung der Betreuungsvergütungsformularverordnung vom 16. Juni 2026 (GV. NRW. 2026 S. 368) hat die Verordnung geändert. Den geltenden Wortlaut und das aktuelle Formular finden Sie auf recht.nrw.de oder beim Formularserver der Justiz NRW.

Im Wortlaut von § 1 Absatz 1 BeVeFoVO:

Für Anträge nach § 292 Absatz 1 und 2 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit vom 17. Dezember 2008 (BGBl. I S. 2586, 2587) in der jeweils geltenden Fassung wird das in der Anlage zu dieser Verordnung bestimmte Formular eingeführt. Das Formular ist als elektronisches Dokument einzureichen.

Das Pflichtformular ist die Anlage zur Verordnung. Auf dem Formularserver der Justiz NRW ist es als BS 53 (Vergütungsantrag) abrufbar. Nehmen Sie dort für jeden Antrag die aktuelle Fassung, denn die Änderungsverordnung von 2026 kann auch das Formular betreffen. Für die elektronische Einreichung gilt § 130a ZPO entsprechend (§ 14 Absatz 2 Satz 2 FamFG). Das Dokument muss danach entweder eine qualifizierte elektronische Signatur tragen oder von Ihnen signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden (§ 130a Absatz 3 Satz 1 ZPO).

§ 1 Absatz 2 BeVeFoVO setzt eine wichtige Ausnahme:

Absatz 1 gilt nicht für Abrechnungszeiträume, die ganz oder teilweise vor dem 1. Januar 2026 liegen.

Wer also einen Übergangs-Abrechnungsmonat einreicht, der den Jahreswechsel 2025/2026 überspannt, fällt nicht unter die Formularpflicht. Der Abrechnungsmonat, der 2025 begonnen hat, ist nach der Übergangsvorschrift in § 19 VBVG ohnehin nach altem Recht abzurechnen. Erst für Abrechnungszeiträume, die ab dem 1. Januar 2026 beginnen, greift die Formularpflicht.

Die zwei Stichtage: 1. April und 1. Juli 2026

In der ursprünglichen Fassung regelte § 2 BeVeFoVO das gestaffelte Inkrafttreten:

Diese Verordnung tritt vorbehaltlich des Satzes 2 am 1. April 2026 in Kraft. § 1 Absatz 1 Satz 2 tritt am 1. Juli 2026 in Kraft.

Aus der Reihenfolge ergibt sich der praktische Ablauf. Vom 1. April bis zum 30. Juni 2026 war das Formular Pflicht, Papier-Einreichung und elektronische Einreichung waren beide zulässig. Seit dem 1. Juli 2026 ist die elektronische Einreichung zwingend. Papier genügt seitdem nicht mehr, soweit die Formularpflicht greift.

Wer also im Mai 2026 den ersten Zeitraum nach neuem Recht abgerechnet hat, konnte das Formular noch ausdrucken, unterschreiben und mit der Post schicken. Wer seit Juli abrechnet, muss elektronisch übermitteln.

Welche Wege für die elektronische Einreichung in Frage kommen

Selbständige Berufsbetreuer fallen nicht unter die generelle elektronische Nutzungspflicht des § 14b FamFG. Diese Vorschrift erfasst nur Rechtsanwälte, Notare, Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts. Selbst ein Rechtsanwalt, der als Berufsbetreuer tätig ist, muss den Vergütungsantrag danach nicht elektronisch einreichen (LG Hildesheim, Beschluss vom 12. Juli 2022, 5 T 163/22, NJW-RR 2022, 1518). Der BGH hält das in einem ergänzenden Hinweis für zutreffend, verlangt von anwaltlichen Berufsbetreuern aber die elektronische Einreichung der Beschwerde (Beschluss vom 31. Mai 2023, XII ZB 428/22, Rn. 18).

Die BeVeFoVO geht einen eigenen Weg. Sie stützt sich auf die Verordnungsermächtigung in § 292 Absatz 6 FamFG und ordnet die elektronische Form spezifisch für Vergütungsanträge an. Die generelle § 14b-Logik bleibt davon unberührt, der Sonderweg überlagert sie für diesen einen Antragstyp.

Für die elektronische Übermittlung an das Betreuungsgericht stehen drei sichere Wege zur Verfügung: das besondere elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO), das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) und Mein Justizpostfach (MJP) als kostenfreier Weg über die BundID. Welcher davon im Einzelfall sinnvoll ist, hängt von Bundesland, Einrichtungsaufwand und Software-Anbindung ab. Die Unterschiede sind im Magazin-Post zu eBO, MJP oder beA für die Berufsbetreuung ausführlich beschrieben. Eine schnelle Entscheidungshilfe gibt der eBO-Wegweiser mit vier Fragen und einer schriftlichen Empfehlung als PDF.

Was passiert, wenn das Formular fehlt

Die Konsequenz steht in § 292 Absatz 6 Satz 3 FamFG: Wenn das Pflichtformular nicht verwendet oder nicht im vorgeschriebenen Format eingereicht wird, liegt „keine ordnungsgemäße Geltendmachung im Sinne des § 1875 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs" vor. Was das bedeutet, ergibt sich aus § 15 Absatz 3 VBVG in der Fassung ab 1. Januar 2026:

Die Ansprüche auf Vergütung und Aufwendungsersatz erlöschen, wenn sie nicht binnen 15 Monaten nach ihrer Entstehung gerichtlich geltend gemacht werden.

Die 15-Monats-Frist läuft also weiter, bis der Antrag in der vorgeschriebenen Form ankommt. Ein zurückgewiesener Vergütungsantrag, der nach den 15 Monaten korrigiert nachgereicht wird, ist verfristet. Der Anspruch erlischt. Bei Routine-Anträgen ist das selten ein Problem, weil Berufsbetreuer in der Regel nach jedem Dreimonatszeitraum abrechnen (§ 14 Absatz 1 Satz 1 VBVG). Bei Streit oder bei spät bemerkten Fehlern kann es bitter werden. Wer mit der neuen Tabelle und den Übergangsregeln noch unsicher ist, findet die Logik im Beitrag Vergütung nach VBVG 2026 aufgeschlüsselt. Wenn die Vergütung am Ende doch durchgeht, aber die Staatskasse sich mit der Auszahlung Zeit lässt, lohnt der Blick auf den Verzugsschaden bei verspäteter Betreuervergütung mit den Voraussetzungen für Verzugszinsen nach § 288 BGB und der 40-Euro-Pauschale.

Bis zum 30. Juni 2026 genügte das Formular auf Papier. Seit dem 1. Juli 2026 ist auch ein Papierantrag auf dem Pflichtformular keine ordnungsgemäße Geltendmachung mehr, soweit die Formularpflicht greift.

Was außerhalb von NRW gilt

Eine vergleichbare Formularverordnung nach § 292 Absatz 6 FamFG ist uns bisher nur aus NRW bekannt. Die anderen Länder entscheiden selbst, ob, wann und mit welchem Formular sie von der Ermächtigung Gebrauch machen.

Wer in einem anderen Bundesland arbeitet, sollte die Lage in der eigenen Justizverwaltung im Blick behalten. Die Stelle, an der ein neuer Schritt sichtbar wird, ist das jeweilige Justizportal beziehungsweise das Gesetz- und Verordnungsblatt des Landes. Ein Newsletter-Abo bei der eigenen Berufsorganisation ist ebenfalls hilfreich.

Wer in mehreren Bundesländern Mandate führt, hat ab dem 1. April 2026 in jedem Fall einen geteilten Workflow. Anträge an NRW-Amtsgerichte folgen der BeVeFoVO. Anträge an Amtsgerichte in anderen Ländern folgen weiterhin den dort üblichen Wegen, auf Papier oder elektronisch nach § 14 Absatz 2 FamFG. Es lohnt sich, die Vorgaben für jedes betroffene Amtsgericht einzeln zu prüfen.

Praxis-Hinweise

Übergangszeitraum nach altem Recht abrechnen. Wenn der Abrechnungsmonat den Jahreswechsel 2025/2026 überspannt, gilt nach § 19 VBVG das alte Recht. Dann greift auch die BeVeFoVO nicht. Erst wer einen reinen 2026er-Abrechnungszeitraum einreicht, fällt unter die Formularpflicht. Für den Zeitraum 15. Februar bis 14. Mai 2026 ist also der gesamte Antrag schon nach neuem Recht und mit dem Pflichtformular zu stellen.

Den elektronischen Übermittlungsweg vor dem ersten Antrag klären. eBO, MJP oder beA müssen eingerichtet sein, bevor der erste Antrag elektronisch geschickt wird. Die Einrichtung einer eBO-Identität dauert bei manchen Anbietern Tage bis Wochen. Planen Sie diese Zeit vor dem nächsten Abrechnungstermin ein.

Software-Versand prüfen. Eine Versandkomponente ist in vielen Betreuungsprogrammen nicht eingebaut. Manche Anbieter setzen darauf, dass der Antrag aus der Software exportiert und über ein separates eBO- oder MJP-Programm versendet wird. Vor dem ersten elektronischen Antrag testen, ob der Versand auf dem geplanten Weg tatsächlich funktioniert.

Beim Übergangsmonat doppelt prüfen. § 19 VBVG verlangt, dass Übergangsmonate nach altem Recht abgerechnet werden. Für Abrechnungszeiträume, die ganz oder teilweise vor dem 1. Januar 2026 liegen, gilt die Formularpflicht nach § 1 Absatz 2 BeVeFoVO nicht. Erst wenn der gesamte Abrechnungszeitraum ab dem 1. Januar 2026 liegt, ist das Pflichtformular zu verwenden.

Eingangsbestätigung dokumentieren. Bei elektronischer Einreichung ist die Eingangsbestätigung des Gerichts der Beleg dafür, dass die 15-Monats-Frist gewahrt wurde. Sie sollte zur Akte. Bei eBO und MJP wird das Eingangsprotokoll automatisch erzeugt, bei manchen Tools nur einmalig angezeigt. Wer den Beleg nicht ablegt, hat ihn nicht.