Mit dem Kosten- und Betreuervergütungsrechtsänderungsgesetz 2025 (KostBRÄG 2025) hat der Bundesgesetzgeber den § 292 FamFG um eine Verordnungsermächtigung erweitert. Sie erlaubt den Ländern, ein verbindliches Vergütungsantrags-Formular einzuführen und dessen elektronische Einreichung anzuordnen. Nordrhein-Westfalen hat als erstes Bundesland davon Gebrauch gemacht. Ab dem 1. April 2026 gilt in NRW das Pflichtformular, ab dem 1. Juli 2026 ist die Einreichung nur noch elektronisch zulässig.
Der Hebel ist scharf. Wer das vorgeschriebene Formular nicht verwendet oder nicht im richtigen Format einreicht, hat seine Vergütung nach dem Gesetzeswortlaut nicht ordnungsgemäß geltend gemacht. Das ist mehr als ein Formfehler. Es bedeutet, dass die 15-Monats-Frist für den Anspruch weiter läuft. Dieser Beitrag erklärt, was kommt, was schon gilt, und was in der Praxis zu tun ist.
Was § 292 Absatz 6 FamFG seit 2026 erlaubt
Die Rechtsgrundlage für den NRW-Schritt steht im FamFG. § 292 Absatz 6 FamFG in der Fassung ab 1. Januar 2026 lautet:
Die Landesregierungen werden ermächtigt, durch Rechtsverordnung für Anträge nach den Absätzen 1 und 2 Formulare einzuführen. Soweit Formulare eingeführt sind, muss der berufliche Betreuer oder der Betreuungsverein diese verwenden und sie, sofern sie hierzu bestimmt sind, als elektronisches Dokument einreichen. Andernfalls liegt keine ordnungsgemäße Geltendmachung im Sinne des § 1875 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs in Verbindung mit dem Vormünder- und Betreuervergütungsgesetz vor.
Bis zum 31. Dezember 2025 stand die Verordnungsermächtigung in § 292 Absatz 5 FamFG. Mit dem KostBRÄG 2025 ist sie zu Absatz 6 geworden, weil ein neuer Absatz davor eingefügt wurde. Wer die alte Fassung zitiert sieht, hat eine veraltete Quelle vor sich.
Die Norm ist klar in zwei Schritten gebaut. Schritt eins: Das Land erlässt eine Verordnung mit einem Formular. Ab dann ist die Verwendung des Formulars Pflicht. Schritt zwei: Wenn das Formular „dazu bestimmt ist", als elektronisches Dokument eingereicht zu werden, ist die elektronische Einreichung Pflicht. Beide Pflichten lassen sich zeitlich entkoppeln, und genau das hat NRW gemacht.
Was die BeVeFoVO konkret regelt
Die Betreuungsvergütungsformularverordnung NRW vom 6. August 2025 (GV. NRW. 2025 S. 704) hat genau zwei Paragrafen. § 1 ordnet das Formular und die elektronische Form an. § 2 regelt das Inkrafttreten in zwei Stufen.
Im Wortlaut von § 1 Absatz 1 BeVeFoVO:
Für Anträge nach § 292 Absatz 1 und 2 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit vom 17. Dezember 2008 (BGBl. I S. 2586, 2587) in der jeweils geltenden Fassung wird das in der Anlage zu dieser Verordnung bestimmte Formular eingeführt. Das Formular ist als elektronisches Dokument einzureichen.
Das Pflichtformular ist die Anlage zur Verordnung. Das NRW-Justizportal stellt es auf dem Formularserver der Justiz NRW als BS 53 zur Verfügung. Das Formular umfasst die üblichen Felder für Vergütungsanträge: antragstellende Person, Amtsgericht, Geschäftsnummer, Abrechnungszeitraum, Vergütungsstufe 1 oder 2, Status, Dauer, Fallpauschale, Vermögensstand, Bankverbindung. Eine Unterschrift ist nur bei Papier-Einreichung erforderlich. Bei elektronischer Einreichung über einen sicheren Übermittlungsweg im Sinne von § 130a Absatz 3 Satz 1 ZPO genügt das maschinengeschriebene „elektr. gez." mit Namen.
§ 1 Absatz 2 BeVeFoVO setzt eine wichtige Ausnahme:
Absatz 1 gilt nicht für Abrechnungszeiträume, die ganz oder teilweise vor dem 1. Januar 2026 liegen.
Wer also einen Übergangs-Abrechnungsmonat einreicht, der den Jahreswechsel 2025/2026 überspannt, fällt nicht unter die Formularpflicht. Diese Konstellation ist nach der Übergangsvorschrift in § 19 VBVG ohnehin nach altem Recht abzurechnen. Ab dem ersten reinen 2026er-Quartal greift die BeVeFoVO.
Die zwei Stichtage: 1. April und 1. Juli 2026
§ 2 BeVeFoVO regelt das gestaffelte Inkrafttreten:
Diese Verordnung tritt vorbehaltlich des Satzes 2 am 1. April 2026 in Kraft. § 1 Absatz 1 Satz 2 tritt am 1. Juli 2026 in Kraft.
Aus der Reihenfolge ergibt sich der praktische Ablauf. Vom 1. April bis zum 30. Juni 2026 ist das BS-53-Formular Pflicht, aber sowohl Papier-Einreichung als auch elektronische Einreichung sind zulässig. Ab dem 1. Juli 2026 ist die elektronische Einreichung zwingend. Papier wird ab diesem Tag nicht mehr akzeptiert, jedenfalls nicht für Anträge nach neuem Recht.
Wer also im Mai 2026 das erste Quartal nach neuem Recht abrechnet, kann das Formular noch ausdrucken, unterschreiben und mit der Post schicken. Wer im August abrechnet, muss elektronisch übermitteln.
Welche Wege für die elektronische Einreichung in Frage kommen
Selbständige Berufsbetreuer fallen nicht unter die generelle elektronische Nutzungspflicht des § 14b FamFG. Diese Vorschrift erfasst nur Rechtsanwälte, Notare, Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts. Ein selbständiger Berufsbetreuer ist nichts davon, das hat das LG Hildesheim bereits 2022 bestätigt (LG Hildesheim, Beschluss vom 12. Juli 2022, 5 T 163/22).
Die BeVeFoVO geht einen eigenen Weg. Sie stützt sich auf die Verordnungsermächtigung in § 292 Absatz 6 FamFG und ordnet die elektronische Form spezifisch für Vergütungsanträge an. Die generelle § 14b-Logik bleibt davon unberührt, der Sonderweg überlagert sie für diesen einen Antragstyp.
Für die elektronische Übermittlung an das Betreuungsgericht stehen drei sichere Wege zur Verfügung: das besondere elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO), das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) und Mein Justizpostfach (MJP) als kostenfreier Weg über die BundID. Welcher davon im Einzelfall sinnvoll ist, hängt von Bundesland, Einrichtungsaufwand und Software-Anbindung ab. Die Unterschiede sind im Magazin-Post zu eBO, MJP oder beA für die Berufsbetreuung ausführlich beschrieben. Eine schnelle Entscheidungshilfe gibt der eBO-Wegweiser mit fünf Fragen und einer schriftlichen Empfehlung als PDF.
Was passiert, wenn das Formular fehlt
Die Konsequenz steht in § 292 Absatz 6 Satz 3 FamFG: Wenn das Pflichtformular nicht verwendet oder nicht im vorgeschriebenen Format eingereicht wird, liegt „keine ordnungsgemäße Geltendmachung im Sinne des § 1875 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs" vor. Was das bedeutet, ergibt sich aus § 15 Absatz 3 VBVG in der Fassung ab 1. Januar 2026:
Die Ansprüche auf Vergütung und Aufwendungsersatz erlöschen, wenn sie nicht binnen 15 Monaten nach ihrer Entstehung gerichtlich geltend gemacht werden.
Die 15-Monats-Frist läuft also weiter, bis der Antrag in der vorgeschriebenen Form ankommt. Ein zurückgewiesener Vergütungsantrag, der nach den 15 Monaten korrigiert nachgereicht wird, ist verfristet. Der Anspruch erlischt. Bei Routine-Anträgen ist das selten ein Problem, weil die meisten Berufsbetreuer quartalsweise abrechnen. Bei Streit oder bei spät bemerkten Fehlern kann es bitter werden. Wer mit der neuen Tabelle und den Übergangsregeln noch unsicher ist, findet die Logik im Beitrag Vergütung nach VBVG 2026 aufgeschlüsselt. Wenn die Vergütung am Ende doch durchgeht, aber die Staatskasse sich mit der Auszahlung Zeit lässt, lohnt der Blick auf den Verzugsschaden bei verspäteter Betreuervergütung mit den Voraussetzungen für Verzugszinsen nach § 288 BGB und der 40-Euro-Pauschale.
In der Übergangsphase vom 1. April bis zum 30. Juni 2026 reicht das Formular auf Papier. Ab dem 1. Juli 2026 reicht das Formular nur noch elektronisch. Wer also am 30. Juni einen Papier-Antrag absendet, sollte sicherstellen, dass er noch innerhalb der Geschäftszeit eingeht. Bei verzögertem Posteingang am 1. Juli oder später ist die Form nicht mehr gewahrt.
Was außerhalb von NRW gilt
Bislang ist NRW das einzige Bundesland mit einer eigenen Formularverordnung nach § 292 Absatz 6 FamFG. Andere Länder haben die Möglichkeit, dürfen sie aber selbst entscheiden, ob, wann und mit welchem Formular sie davon Gebrauch machen. Die Erfahrung mit der elektronischen Aktenführung legt nahe, dass weitere Länder folgen werden, sobald NRW die Praxiserfahrung gesammelt hat.
Wer in einem anderen Bundesland arbeitet, sollte die Lage in der eigenen Justizverwaltung im Blick behalten. Die Stelle, an der ein neuer Schritt sichtbar wird, ist das jeweilige Justizportal beziehungsweise das Gesetz- und Verordnungsblatt des Landes. Ein Newsletter-Abo bei der eigenen Berufsorganisation ist ebenfalls hilfreich.
Wer in mehreren Bundesländern Mandate führt, hat ab dem 1. April 2026 in jedem Fall einen geteilten Workflow. Anträge an NRW-Amtsgerichte folgen der BeVeFoVO. Anträge an Amtsgerichte in anderen Ländern folgen weiterhin den dort üblichen Wegen, oft Papier, oft per E-Mail mit Anhang, je nach Praxis. Es lohnt sich, die Vorgaben für jedes betroffene Amtsgericht einzeln zu prüfen.
Praxis-Hinweise
Quartal Q1/2026 noch nach altem Recht abrechnen. Wenn der Abrechnungsmonat den Jahreswechsel 2025/2026 überspannt, gilt nach § 19 VBVG das alte Recht. Dann greift auch die BeVeFoVO nicht. Erst wer einen reinen 2026er-Abrechnungszeitraum einreicht, fällt unter die Formularpflicht. Bei Quartal 15. Februar bis 14. Mai 2026 ist also der gesamte Antrag schon nach neuem Recht und mit BS 53 zu stellen.
Den elektronischen Übermittlungsweg vor dem 1. Juli klären. eBO, MJP oder beA müssen eingerichtet sein, bevor der erste Antrag elektronisch geschickt wird. Die Einrichtung einer eBO-Identität dauert bei manchen Anbietern Tage bis Wochen. Wer im Juni 2026 anfängt, sich darum zu kümmern, ist auf Glück angewiesen.
Software-Versand prüfen. Eine Versandkomponente ist in vielen Betreuungsprogrammen nicht eingebaut. Manche Anbieter setzen darauf, dass der Antrag aus der Software exportiert und über ein separates eBO- oder MJP-Programm versendet wird. Vor dem Juli-Stichtag testen, ob der Versand auf dem geplanten Weg tatsächlich funktioniert.
Beim Übergangsmonat doppelt prüfen. § 19 VBVG verlangt, dass Übergangsmonate nach altem Recht abgerechnet werden. Das BS-53-Formular ist auf das neue Recht zugeschnitten. Für die Übergangsabrechnung ist also nicht das BS 53 zu verwenden, sondern weiterhin der bisherige Antrag. Erst wenn der gesamte Abrechnungszeitraum nach dem 1. Januar 2026 liegt, kommt BS 53 zum Einsatz.
Eingangsbestätigung dokumentieren. Bei elektronischer Einreichung ist die Eingangsbestätigung des Gerichts der Beleg dafür, dass die 15-Monats-Frist gewahrt wurde. Sie sollte zur Akte. Bei eBO und MJP wird das Eingangsprotokoll automatisch erzeugt, bei manchen Tools nur einmalig angezeigt. Wer den Beleg nicht ablegt, hat ihn nicht.
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