Erstes Mandat: die ersten sechs Wochen

Der Beschluss liegt auf dem Tisch. Vielleicht das erste eigene Mandat, vielleicht das fünfte. Was jetzt zählt, ist nicht die Hektik, sondern die Reihenfolge. Drei Monate Frist für den Anfangsbericht nach § 1863 BGB klingen großzügig. Sie sind es nicht, sobald Banken zwei Wochen für eine Saldenbescheinigung brauchen und ein Hausbesuch sich um zehn Tage verschiebt.

Dieser Beitrag ordnet die ersten sechs Wochen. Nicht als Checkliste auf dem Papier, sondern als Reihenfolge, die in der Praxis funktioniert. Wer sie kennt, vergisst nichts und gerät bei der Drei-Monats-Marke nicht in Zeitdruck.

Woche 1: Beschluss lesen, Bestallung holen, Anzeigen schreiben

Bevor irgendetwas anderes passiert, wird der Beschluss gelesen. Vollständig. Drei Punkte sind kritisch: die Aufgabenkreise, der Zeitpunkt der Wirksamkeit und ein möglicher Einwilligungsvorbehalt nach § 1825 BGB.

Die Aufgabenkreise bestimmen alles Weitere. Wer nur die Gesundheitssorge übertragen bekommt, erstellt kein Vermögensverzeichnis. Wer Vermögenssorge hat, erstellt eines. Wer Aufenthaltsbestimmung übertragen bekommt, hat andere Pflichten als jemand mit Behördenangelegenheiten. Jeder Schritt der nächsten Wochen folgt aus dem Aufgabenkreis.

Der Zeitpunkt der Wirksamkeit ist meist im Beschluss benannt, sonst gilt § 287 FamFG. In der Regel ist es das Datum, ab dem die Bestellung wirksam wird. Dieses Datum ist auch der Stichtag für das Vermögensverzeichnis. Wer hier ungenau arbeitet, hat später Konsistenz-Probleme bei der Rechnungslegung.

Die Bestallungsurkunde wird beim Betreuungsgericht ausgestellt, oft am Tag der Beschlussfassung oder kurz danach. Sie ist das Arbeitspapier für alle Außenkontakte. Ohne Bestallung kein Bankzugang, keine Behördenauskunft, keine Akteneinsicht.

Was in der ersten Woche passieren sollte:

• Bestallungsurkunde abholen oder per Post anfordern, am besten in zwei oder drei Originalen
• Erstkontakt zur betreuten Person aufnehmen, Termin für den Hausbesuch vereinbaren
• Anzeige an den bisherigen Betreuer (sofern Wechsel), mit Bitte um Übergabe der Akten
• Anzeige an Bank oder Banken mit Bitte um Saldenbescheinigung zum Stichtag und Vollmacht-Aktualisierung
• Anzeige an gesetzliche Renten- und Krankenkasse, sofern Vermögens- oder Gesundheitssorge übertragen ist
• Anzeige an Vermieter oder Pflegeeinrichtung, sofern Aufenthaltsbestimmung oder Vermögenssorge übertragen ist

Die Anzeigen werden in der Regel als Brief mit Kopie der Bestallungsurkunde verschickt. Banken haben oft eigene Formulare für die Aktualisierung der Vollmacht-Lage, die nach dem ersten Schreiben zugesandt werden.

Woche 2: der erste Hausbesuch

Der erste Hausbesuch ist mehr als ein Höflichkeitstermin. Er liefert die Substanz für drei Pflichten: die persönliche Situation im Anfangsbericht, die Wünsche-Erhebung nach § 1821 Absatz 3 BGB und das Vermögensverzeichnis. Wer den Termin schlecht vorbereitet, sucht später nach Erinnerungen.

Vorbereitung auf den ersten Hausbesuch:

• Beschluss noch einmal lesen, Aufgabenkreise im Kopf haben
• Bestallungsurkunde mitnehmen, eine Kopie für die betreute Person
• Strukturierte Liste der Themen, die angesprochen werden sollen (Wohnen, Gesundheit, Vermögen, Wünsche, Bezugspersonen)
• Notizmöglichkeit, am besten direkt strukturiert
• Zeit einplanen, mindestens zwei Stunden, lieber mehr

Die Erstgespräch-Checkliste im Werkzeug-Bereich sammelt diese Punkte als geführten Pfad und liefert am Ende ein PDF zum Mitnehmen oder Abhaken. Sie ersetzt nicht das Gespräch, sie strukturiert es.

Beim Termin selbst gilt: zuhören vor erfassen. Wer mit dem Block in der Hand abfragt, baut keine Arbeitsbeziehung auf. Notizen können auch kurz nach dem Termin entstehen, solange das Gedächtnis frisch ist.

Woche 3: Konto und Bankvollmachten klären

Wenn Vermögenssorge übertragen ist, sind die Konten der nächste Schwerpunkt. Drei Fragen klären sich in dieser Woche:

Erstens: Welche Konten gibt es überhaupt? Aus den Hausbesuch-Notizen, aus den Akten des Vorbetreuers oder aus den Antworten der angeschriebenen Banken ergibt sich die Liste. Bei sehr verworrenen Lagen (mehrere alte Konten, vergessene Sparbücher, Bausparverträge) hilft eine Anfrage bei der Schufa oder eine Nachfrage bei der Hausbank.

Zweitens: Wie ist die Vollmacht-Lage? Wer als Betreuer mit Aufgabenkreis Vermögenssorge bestellt ist, hat die gesetzliche Vertretungsmacht aus § 1823 BGB. Die Bank wird in der Regel trotzdem ein eigenes Formular zur Aktualisierung verlangen. Das ist keine zusätzliche Vollmacht, sondern die Eintragung des Betreuers im Bank-System.

Drittens: Welche Konten sollen wie geführt werden? Bei klassischer Konstellation gibt es ein Girokonto für laufende Ausgaben und ein verzinstes Konto für Rücklagen, beide auf den Namen der betreuten Person. Verwaltungsguthaben, also Geld, das der Betreuer treuhänderisch hält, soll nach § 1839 BGB als Verfügungsgeld bereitgehalten werden, in der Regel auf einem Sonderkonto.

Woche 4 bis 5: Vermögensverzeichnis aufbauen

Mit den Saldenbescheinigungen, den Hausbesuch-Notizen und den Akten-Unterlagen wird das Vermögensverzeichnis nach § 1835 BGB aufgebaut. Stichtag ist die Wirksamkeit der Bestellung. Was rein muss: Aktiva, Passiva, Einnahmen und Ausgaben in der Übersicht, mit Belegen.

In der Praxis dauert dieser Schritt am längsten, weil Banken unterschiedlich schnell antworten. Wer in Woche 1 angeschrieben hat, hat in Woche 4 in der Regel die wichtigsten Unterlagen. Was noch fehlt, kann nachgereicht werden.

Eine wichtige Konsistenz-Pflicht: Stichtag im Vermögensverzeichnis und Anfangsbericht muss identisch sein. Wer hier abweicht, bekommt bei der ersten Rechnungslegung Differenzen.

Wer das Verzeichnis Schritt für Schritt durchgehen möchte, findet im Werkzeug-Bereich den Vermögensverzeichnis-Generator, der die Pflichtinhalte führt und am Ende ein PDF erzeugt.

Woche 6: Anfangsbericht schreiben

Mit Vermögensverzeichnis, Hausbesuch-Notizen und ersten Maßnahmen wird der Anfangsbericht geschrieben. § 1863 Absatz 1 BGB gibt drei Pflichtinhalte vor: persönliche Situation der betreuten Person, Ziele und Maßnahmen, Wünsche der betreuten Person. Das Vermögensverzeichnis ist nach § 1863 Absatz 1 Satz 3 BGB beizufügen, wenn Vermögenssorge übertragen ist.

Wer in den Wochen 1 bis 5 sauber gearbeitet hat, hat alle Bausteine. Der Bericht ist dann eher eine Zusammenführung als eine Recherche-Aufgabe.

Drei Monate Frist nach § 1863 Absatz 1 Satz 4 BGB sind eine Soll-Vorschrift, keine starre Grenze. Wer absehbar nicht fertig wird, fragt rechtzeitig beim Rechtspfleger nach Fristverlängerung. Übliche Gründe sind verzögerte Saldenbescheinigungen, Krankenhausaufenthalt der betreuten Person zu Beginn oder Übernahme von einem Vorbetreuer mit unvollständigen Akten.

Was parallel im Hintergrund läuft

Neben den sichtbaren Schritten gibt es Pflichten, die parallel laufen und nicht in eine bestimmte Woche fallen:

• Posteingang sortieren: Briefe an die betreute Person werden zunehmend an die Betreuer-Adresse umgeleitet, das dauert ein paar Wochen, in der Übergangszeit kommt Post auf zwei Wegen an
• Behördenkontakte aufbauen: Sozialamt, Pflegekasse, Rentenversicherung, je nach Aufgabenkreis
• Genehmigungspflichten im Blick haben: für Geschäfte nach §§ 1848 ff. BGB ist die Gerichtsgenehmigung Voraussetzung, nicht Nachtrag — der Genehmigungs-Check hilft bei der Einordnung im Einzelfall
• Elektronischen Rechtsverkehr klären: ab 2026 sind Berufsbetreuer schrittweise verpflichtet, elektronisch mit Gerichten zu kommunizieren, mehr dazu im Beitrag zu eBO und Mein Justizpostfach
• Eigene Dokumentation aufbauen: spätestens jetzt entsteht die Akte, die später zur Rechnungslegung nach § 1865 BGB herangezogen wird

Wer als Berufseinsteiger noch in der Registrierung steht oder den Sachkundenachweis nach § 23 BtOG noch erbringt, klärt parallel die Berufshaftpflicht-Versicherung und die steuerlichen Voraussetzungen.

Praxis-Hinweise

Reihenfolge schützt vor Fristdruck. Wer in Woche 1 die Bank anschreibt, hat in Woche 4 die Saldenbescheinigung. Wer in Woche 4 anschreibt, schreibt in Woche 12 noch am Vermögensverzeichnis und ist bei der Drei-Monats-Frist in Bedrängnis.

Stichtag konsequent halten. Vermögensverzeichnis und Anfangsbericht beziehen sich auf den Tag der Bestellung-Wirksamkeit. Spätere Veränderungen werden separat dokumentiert, nicht im Verzeichnis nachträglich verändert.

Hausbesuch nicht delegieren. Auch unter Zeitdruck ist der erste Hausbesuch der Termin, der durch nichts ersetzbar ist. Wer telefonisch oder über Dritte erfasst, schreibt einen anderen Anfangsbericht als jemand, der vor Ort war.

Belege gleich digital ablegen. Saldenbescheinigungen, Schreiben der Behörden, Aktennotizen vom Hausbesuch werden gleich strukturiert abgelegt, idealerweise nach einer Logik, die später die Rechnungslegung erleichtert.

Bei Übernahme: früh anfragen. Bei einem Wechsel des Betreuers hat der bisherige Betreuer das Vermögen und alle im Rahmen der Betreuung erlangten Unterlagen an den neuen Betreuer herauszugeben (§ 1872 Absatz 3 BGB in der seit 1. Januar 2026 geltenden Fassung). Frühzeitig anfordern, sonst verlängert sich die faktische Bearbeitungszeit.